Los turnos de trabajo son una parte esencial dentro de toda entidad, ya que estos nos permiten organizar el tiempo que los trabajadores realizaran sus labores cotidianas.

Es momento de crear los turnos de trabajo de la empresa, y para ello.

1. Ingrese a la sección Parámetros – Planilla - turnos.

2. Aquí vemos todos los turnos creados.

3. Para crear un turno presionar el botón Nuevo.

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Descripción generada automáticamente

4. Colocar los datos del turno y Guardar. Notar que las horas se coloca en formato de 24 horas. La hora de descanso no es obligatoria.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

5. Para editar un turno presionar el icono de edición del turno que desea modificar.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

6. Además de los datos básico los turnos se le puede colocar información complementaria que puede ser útil dependiendo de la empresa.

7. Check In Out. Estos campos son utilizados para cuando la empresa maneja turnos rotativos y desea que el sistema ubique el turno de trabajo dependiendo de las marcaciones.

Por ejemplo, si una persona marcó entrada 7:15am y salida 16:10. Y en esto campo pusimos estos rangos entonces el sistema asignará este turno a ese día.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

8. Otros datos del turno.

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente con confianza media

En algunas organizaciones por convención colectiva debe cobrar dentro de su turno de trabajo. Si una persona tiene un turno de 7am a 3pm y a ese empleado se le paga en cheque o tarjeta débito, el empleado debe tener el tiempo dentro de su horario para hacer efectivo el pago.

En este caso para eso es utilizado dicho campo. La idea es que el sistema no le descuente salida en horas laborables si se retira antes de su hora de salida. Para controlar dicha situación existen dos campos:

Minutos Anticipados Día Regular:

Son los minutos anticipados que una persona se puede retirar un día regular sin que el sistema descuente salida en horas laborables.

Minutos Anticipados Día De Pago:

Son los minutos anticipados que una persona se puede retirar el día de pago sin que el sistema descuente salida en horas laborables.

Por ejemplo:

Turno de 7am a 3pm la persona se retira a las 2:30pm en este caso el sistema le va a descontar 30 minutos como salida en hora laborables.

Pero si a en ese turno le colocamos que el empleado se puede retirar 30 minutos antes de su hora de salida, entonces en dicho caso el sistema no le va a descontar nada.

La utilización de estos campos no es obligatoria, se puede dejar en blanco. Solo se utiliza si esta característica es requerida. Este control se utiliza principalmente para empresas afiliada al SUNTRACS.

DEPARTAMENTOS

Para crear los departamentos ingrese a la sección Catálogos – Planilla - Departamentos, y aparecerá una pantalla como se muestra a continuación:

Una vez ahí, añada las filas para registrar los departamentos. En la ventana podemos ver seis columnas, la primera se refiere al código del departamento, en él debemos colocar un símbolo que haga fácil la identificación del departamento (puede ser número, letras o ambos)

En la columna descripción se detalla el nombre del departamento, la columna estatus indica si el departamento está activo o inactivo, pagar extras (si o no), descontar tardanzas (si o no), días vacaciones (si o no) proceda a realizar los registros necesarios y guarde al finalizar.

CENTRO DE COSTOS Ó PROYECTOS

En esta sección podrá crear, modificar o consultar el estatus de los proyectos. Para tal fin, ingrese en la sección catálogos - planilla - proyectos. Se desplegará una pantalla como la que verá a continuación:

Agregue una fila (recuadro rojo) para registrar el proyecto y para eliminarlo (recuadro azul). Al finalizar guarde la información (recuadro verde). Existen tres columnas en esta pantalla, la descripción del proyecto, el código del proyecto: símbolo que utilizará para la fácil identificación del proyecto (puede utilizar letras, números o ambos), y un campo para activar o desactivarlo.

CARGOS O PUESTOS DE TRABAJO

Cargos o Puestos de trabajo es un sector de la empresa en la cual un trabajador desempeña sus actividades.

1. Seleccionar el apartado Cargos o Puestos de Trabajo

2. Presionar el botón Nuevo.

3. Llenar el formulario que se muestra. Con poner el nombre del cargo es suficiente. El sistema asigna el código, pero también usted tiene la opción de poner su propio código de cargo.

4. Guardar

5. Para editar algún cargo ya creado presionar el botón de editar.

¿Como editar los datos del banco?

1. Para editar los datos del banco ir a

2. Presionar el icono de edición.

3. Hacer los cambios que considere necesarios.

Nombre de Columna	Descripción
Nombre	Nombre del banco
Cuenta	Cuenta de mayor asociada a este banco.
Sec Cheque	Consecutivo de cheque para esta cuenta de banco.
Sec Solicitudes	Consecutivo de solicitudes de cheques para esta cuenta.
Ruta ACH	Ruta ACH del banco que se está editando.
Status	Activo o Inactivo

4. Guardar.

EMPLEADOS

Registrar un nuevo empleado

Una de las primeras acciones a realizar al utilizar https://PanamaPlanilla.com es crear los empleados, para ello realizar los siguientes pasos:

1. Ir a la sección de empleados.

2. Presionar el botón nuevo

3. A continuación, el sistema despliega un formulario en blanco que debe ser llenado con la información del empleado.

Campo	Descripción
Nombre	Coloque el nombre del nuevo empleado.
Apellido	Se refiere al apellido del nuevo empleado.
Observación	Alguna observación del nuevo colaborador.
Código de Empleado	Es el número de identificación de cada empleado dentro de la empresa. El mismo puede contener la cantidad de dígitos que se requieran. *Se sugiere dejar este espacio en cero*, debido a que el sistema se encarga de colocarlo de manera consecutiva cada vez que registre a un nuevo empleado. Esto lo verá reflejado cuando haya guardado la información.
Fecha Nacimiento	Colocar la fecha de nacimiento del colaborador.
Tipo de Documento	Puede ser Cedula o Pasaporte. Tendrá la opción de escoger entre RUC o pasaporte. Para el nacional usará RUC y para el extranjero pasaporte.
Cedula	Número de identidad personal del empleado.
DV	(Dígito verificador), es el mecanismo de detección de errores utilizado para verificar la corrección de un dato, generalmente en soporte informático. Este número lo proporciona el Ministerio de Economía y Finanzas y consta de dos dígitos.
SS	Es el número de identificación del asegurado. Hoy día, se utiliza el mismo número de cédula.
Sexo	A qué género pertenece. El sistema le permite escoger entre femenino o masculino.
Estado Civil	Se refiere al estatus que mantiene el individuo ante la sociedad. Las opciones para escoger son: casado, soltero, unido, divorciado.
Teléfono 1 y 2	Tiene la opción de registrar hasta dos números telefónicos del empleado.
Dirección	Domicilio donde reside el colaborador.
Email	Correo electrónico
Departamento	En qué área de la empresa trabajará.
Proyecto	A qué proyecto es asignado el nuevo empleado. Sólo aplica para empresas que trabajan por proyectos. Este campo también es utilizado como centro de costos.
Tipo de Contrato	Es decir, si el contrato es permanente (contrato indefinido) o temporal (contrato definido).
Tipo de Planilla	Se refiere a la frecuencia de pago. El sistema le permite escoger por semana, quincena, mes o bisemanal.
Fecha Inicio	Que día empieza a laborar en la empresa el empleado.
Fecha Terminación Contrato	Si el empleado fue contratado por tiempo definido, deberá anotar la fecha del último día de contrato.
Fecha Terminación Real	Esta fecha es proporcionada automáticamente por el sistema cuando un empleado es liquidado.
Cargo	Qué posición ocupará en la empresa.
Tipo de Salario	Registrará si el empleado tendrá salario fijo o por hora.
Salario Bruto	El monto que devengará el empleado, según lo pactado en el contrato de trabajo. El valor que se coloca aquí depende de la frecuencia de pago.
Horas Semanales	Cuantas horas por semana va a laborar el empleado.
Tasa por Hora	Al registrar el salario bruto primero, el sistema le dará automáticamente la tasa por hora.
Forma de Pago	El sistema le proporciona tres opciones para pagarle al empleado: a través de cheque, efectivo o transferencia.
Banco	Si escoge la opción de pagarle al empleado mediante transferencia bancaria, en esta sección, definirá el nombre del banco que ha designado para tal fin.
Tipo de Cuenta de Banco	Cada banco tiene un código que identifica el tipo de cuenta que poseen (cuenta de ahorros, cuenta corriente, etc.). Nos referimos a los dos números con que inician las cuentas. Por ejemplo: existe un banco de la localidad que su cuenta de ahorro se identifica con el número 04, este es el número que se debe colocar en esta sección.
Cuenta de Banco Salario	Registrará el número de cuenta bancaria del empleado.
Cuenta Banco Vale
Grupo de Renta	Dependerá la forma cómo es declarado el impuesto. Utilizará la opción “A” si declara solo y “E” si es en conjunto.
Declarante	Definir si el empleado declara o no impuesto sobre la renta.
Tipo Calculo de ISR	Aquí definirá cómo se hará el cálculo del impuesto sobre la renta. Las opciones son: exacta según libro, no paga, anualizada con extras (en el momento de hacer el cálculo, se incluyen las horas extraordinarias que el empleado ha devengado en cada periodo), anualizada sin extras (en el cálculo no se incluyen las horas extraordinarias. Al final del periodo se hace una sola retención, mediante el formulario anexo 03).
Renta Fija
Marcar Reloj	Se define si el empleado marca o no reloj.
Retiene Seguro Social	Aquí la empresa definirá si retiene o no la cuota correspondiente al seguro social.
Sindicalizado	Para las empresas que se manejan con sindicatos, registrará si el empleado es sindicalizado o no.
Status	Este campo le ayudará a identificar en que condición se encuentra el empleado dentro de la empresa. Las opciones para escoger son: activo, inactivo, vacaciones (una vez se procesa las vacaciones, el sistema automáticamente lo cambia a dicho estatus), incapacitado (certificado médico, riesgos profesionales), sancionado, licencia, eliminado.

4. Después de llenar todos los datos solicitados presionar el botón Guardar.

5. Cuando graba el sistema los lleva a la pantalla donde están todos los empleados.

6. En esta usted puede editar el empleado que acaba de crear para modificar algún dato. Poniendo el nombre la de la persona y presionando la lupita.

7. Presionar Editar

8. Se le muestra el formulario del empleado.

9. Si desea editar datos del contrato debe presionar la pestaña Contratos.

10. Aquí le muestra los contratos que ha tenido la persona.

11. Aquí puede modificar datos del contrato y luego presionar grabar.

Como buscar un trabajador para editarlo.

1. Ir al Catálogo de empleados.

2. En la casilla de búsqueda rápida colocar el nombre de la persona que estamos buscando y presionar la lupita.

3. El sistema nos trajo la persona que solicitamos.

4. Para hacer búsquedas más precisas se puede utilizar el botón de búsqueda Avanzada.

5. Este método de búsqueda nos muestra los campos que podemos utilizar para buscar empleados.

6. Para editar presionar el icono de edición.

Catálogo de Empleados

La plataforma PanamaPlanilla.com contiene dos catálogos de empleados

Uno está en la sección de Catálogos

Y el otro en Consultas de Planilla

¿Cuál es la diferencia?

Que el primero (El que está en Catálogos) sólo se muestran los empleados Activos, Licencia y Vacaciones y el segundo (El que está en Consultas Planilla) muestra a todos los empleados sin importar el estatus.

Por ejemplo:

Cuando un empleado esta inactivo este se podrá buscar en el segundo catálogo.

Personas Relacionadas

Esta opción es utilizada para incluir que personas están relacionadas con un trabajador. Aquí se pueden colocar los dependientes, a quien llamar en caso de emergencia, vecino, etc.

1. Presionar la pestaña de personas relacionadas.

2. Presionar el botón nuevo.

3. Llenar los datos que pide el formulario. Nota que los campo que tienen el asterisco en rojo son obligatorios.

4. Guardar. Se pueden agregar N personas relacionadas.

Documentos Renovables

Esta opción es utilizada para colocar todos aquellos documentos que tenga una fecha de vigencia. Por ejemplo: Carnet de Salud, Carnet de Manipulación de Alimentos, Licencia, Idoneidades, etc.

1. Ir al apartado Documentos Renovables.

2. Para crear un nuevo documento presionar el botón nuevo

3. Llenar el siguiente formulario. Los campos que muestran el asterisco rojo son obligatorios.

Campo	Descripción
Empleado	Es el código de empleado al cual se le va a agregar la persona relacionada.
Fecha	Fecha de emisión del documento.
Desde y Hasta	Es el periodo de vigencia del documento.
Tipo de documento	Es el tipo de documento.
Numero Documento	Es el número del documento que estamos ingresando.
Documento	Esta opción es para cargar la imagen del documento.
Observación	Alguna observación.
Estatus	Es el estado del documento

4. Después de llenar los campos presionar grabar.

5. Y listo el registro fue registrado.

6. Para buscar un documento en particular en la casilla búsqueda rápida colocar el algún dato de lo que estamos buscando. Puede ser el nombre de un empleado, tipo de documento, observación, etc. Después de colocar lo que estamos buscando presionar la lupita.

7. Aquí el sistema nos muestra los registros que cumplen con el criterio seleccionado.

8. Para editar solo presionar el icono de edición de la línea que queremos editar.

9. Se hace el cambio requerido y se graba.

10. El sistema también permite hacer búsqueda más especificas presionando el botón de búsqueda avanzada.

11. Se nos muestran los campos que podemos utilizar para hacer búsquedas más específicas.

¿Cómo editar los datos de un contrato de trabajo?

La plataforma https://PanamaPlanilla.com mantiene separado la información personal de cada empleado con los datos del contrato. Desde la pantalla de edición de los datos del colaborador no se pueden editar los datos del contrato.

1. Para editar los datos de un contrato ir a

2. Ubicar el empleado que deseamos modificar el contrato. Si la lista es larga en el cuadro de búsqueda rápida pueden colocar el nombre del colaborador que van a editar.

3. Presionar el icono de búsqueda.

4. Presionar el icono de edición.

5. Presionar la pestaña de Contratos.

6. Después de presionar la pestaña de contratos se nos despliegan los contratos del colaborador que estamos editando. Aquí es donde se hacen los cambios del contrato.

7. Luego de hacer los cambios requeridos presionar el botón guardar.

Recontratar empleados

Cuando a una persona que fue liquidada queremos recontratarla lo que debemos hacer es crear un nuevo contrato. En esta opción la persona puede ser recontratada al día siguiente de su terminación del contrato anterior. A continuación, los pasos para hacerlo.

1. Ir a Catalogo de empleados.

2. Buscar al empleado que le vamos a agregar el nuevo contrato y editarlo.

3. Editar el empleado para registrar nuevo contrato.

4. Ir a la pestaña Contratos

5. Presionar el botón nuevo

6. Llenar los campos solicitados.

7. Presionar el gancho para grabar. Tener presente que no se pueden tener dos contratos abiertos.

8. Listo…Con estos pasos ya el empleado tiene un nuevo contrato creado. Notar que el sistema colocó el número de contrato.

¿Cómo editar Salario Bruto y otros datos del contrato?

Ir a Catálogos-Empleados

Ubicar al empleado que vamos a modificar la información.

Ir a la sección contratos.

Para modificar el salario ir a salario bruto

Para Cambiar Cargo.

Para cambiar centro de costo.

Tipo de planilla

Fecha de inicio

Al hacer los cambios que se desea modificar presionar el ícono del disquete y luego guardar para que el sistema guarde los cambios realizados, de lo contario no lo hará.

Cerrar un contrato manualmente

El sistema está diseñado para que el cierre de los contratos se haga al momento de realizar la liquidación, sin embargo, existen ocasiones que a los trabajadores no se les liquida y se requiere que no salgan en planilla. En este caso lo que debemos hacer es cerrar el contrato manualmente. Para realizar este proceso:

1. Ir al Catálogo de Empleados.

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Descripción generada automáticamente

2. Buscar el empleado que le vamos a cerrar el contrato y editarlo.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Ir a la pestaña contratos.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

4. En el campo status cambiarlo a Cerrado y poner una fecha de fin real. Luego Guardar.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

¿Como crear un nuevo empleado para la aplicación de marcar asistencia?

1. Ir a la sección de empleados.

2. Presionar el botón nuevo.

3. En el formulario llenar. Nombre, Apellido, Cédula y Celular.

4. Guardar.

5. Listo el empleado fue creado y puede empezar a marcar asistencia con la app del celular.

Información adicional del empleado

1. Para ingresar información complementaria al empleado ir a.

2. Buscar al empleado que queremos editar. Después de colocar el nombre de la persona que estamos buscando presionar la lupita.

3. Presionar el icono de edición.

4. Ir a la pestaña de Otros Datos.

5. Seleccionar la pestaña de Información Adicional.

6. Aquí es donde vamos a colocar esos otros datos complementarios de trabajador.

7. Colocar la información requerida y guardar.

Cambiar proyecto o centro de costo de un colaborador

Tener presente que cuando hacemos este procedimiento el centro de costo también es cambiado en todas las planillas que estén abiertas.

1. Ir al apartado Catalogo-Empleados.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

2. Buscar el empleado al cual le vamos a hacer el cambio de centro de costo y editarlo.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. En el formulario de empleado seleccionar la pestaña contratos.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

4. Ir al campo Centro de Costo, hacer el cambio de centro de costo y guardar.

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

5. Hay que considerar que cuando se hace este cambio de centro de costo también se modifica en las planillas cuyos periodos estén abiertos.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Word

Descripción generada automáticamente

Listar los datos complementarios del empleado.

1. Ir al catálogo de empleados.

2. Presionar el botón campos.

3. Seleccionar las columnas de los datos complementarios que queremos ver. Moviéndolo de la columna izquierda a la derecha.

4. Se ubica en la posición que le sea más favorable.

5. Presionar botón Aplicar. Este botón esta abajo.

6. Y podemos observar que los campos fueron incluidos en el informe. De aquí el informe puede ser impreso o exportarlo al formato que usted elija.

Búsqueda por información adicional.

1. Ir al catálogo de empleados.

2. Presionar el icono de búsqueda Avanzada.

3. Ubicar el campo que desea utilizar como criterio de búsqueda y colocar el valor que desea filtrar.

4. Presionar el botón búsqueda.

5. Listo. El sistema nos trajo los empleados que cumplen con el criterio de búsqueda seleccionado.

Aumentos de Salario

Para realizar este procedimiento debemos ir a la información del empleado e ir a otros datos.

Ir a la pestaña aumentos y dar nuevo

Luego colocar la fecha de a partir se va a hacer efectivo el aumento, luego colocar la rata por hora nuevo, el salario nuevo lo coloca automático el sistema al colocar la rata por hora nueva, pero se puede también poner manualmente. En el ejemplo nuestro le hicimos un aumento de 25.00 balboas a ese colaborador a partir del 16-08-2021.

Para guardar el registro dar en el ganchito que muestra la imagen abajo y luego dar guardar.

Otros ingresos Fijos

Estos son montos que de manera recurrente se les pagan a los trabajadores. Por ejemplo: Viáticos, Gastos de Representación, etc.

Para registrar estos valores seguir los siguientes pasos:

1. Ir al apartado empleados.

2. Buscar el empleado que le vamos a agregar los otros ingresos fijos.

3. Editar el empleado seleccionado.

4. Ir a la pestaña de Otros Ingresos

5. Presionar el botón nuevo.

6. Llena el renglón que se muestra.

Concepto

Aquí se coloca el concepto de pago que el trabajador cobrará periódicamente.

Periodo

Indica el periodo del mes que aplica este valor.

Por ejemplo: En el caso de los quincenales el 1 indica primera quincena y 2 Segunda quincena.

Si este valor se va a pagar en ambas quincenas se deben agregar dos registros

Monto

Es el valor para pagar.

7. Para grabar presionar el ganchito.

8. Si el mismo ingreso lo vamos a poner en ambas quincenas, aquí debemos agregar dos registros uno para la primera quincena y otro para la segunda quincena. La columna periodo indica primera quincena y segunda quincena.

ACREEDORES

¿Como crear o editar acreedores?

El acreedor se refiere a aquella persona, ya sea natural o jurídica, a los cuales los trabajadores tienen alguna obligación económica que cumplir.

1. Para crear o modificar los acreedores ir al apartado de acreedores en la sección de Catálogos de Planilla.

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2. Aquí se nos despliegan los acreedores existentes. Presionar el botón nuevo para crear un acreedor.

Interfaz de usuario gráfica, Tabla

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3. En este formulario colamos.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

Campo	Descripción
Nombre	nombre del acreedor
Acreedor
Concepto	Concepto de descuento con el cual está relacionado este proveedor. Por lo general se utiliza el concepto 113. Presionando el campo se nos despliegan los conceptos disponibles
Prioridad	El campo prioridad es utilizado para indicar en que orden se aplica los descuentos de este acreedor. Esta situación surge del hecho que en Panamá algunos descuentos tienen prioridad. Por ejemplo, los descuentos judiciales, pensiones, etc. Tienen prioridad sobre los descuentos comerciales.
Ahorro	El campo ahorro es utilizado para saber si el acreedor es para ahorrar. Por ejemplo: ahorros de navidad.
Forma de Pago	Forma de pago nos indica como le haremos llegar los pagos a este acreedor. Aquí puede ser ACH, CHEQUE O no aplica.
Tipo de Cuenta de Banco	Para el cuándo se pague con ACH en este campo debemos colocar el tipo de cuenta. Este valor es dado por su banco.
Ruta ACH	Ruta Ach; es un valor utilizado por las transferencias en Panamá para saber por dónde se tiene que ir ese valor. Estos números de rutas se los proporciona su banco o entidad acreedora.

4. Finalmente presionamos Guardar.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

Descuentos a Empleados

La retención o descuento es la conservación de parte de una cantidad que se debe pagar para garantizar el cumplimiento de alguna obligación, generalmente de tipo fiscal y los descuentos se realizan en base a los compromisos comerciales.

1. Seleccionar el apartado descuentos de empleados.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

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2. Presionar el botón nuevo.

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

3. Llenar los datos solicitados.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

En ella podemos registrar la información de la retención o deducción, con los siguientes datos, como se muestra:

Campo	Descripción
Código Empleado	Es el código o nombre de empleado que se le registrará el descuento
Acreedor	Es el acreedor el cual se le crea la deuda al trabajador. Para poder seleccionarlo, debe estar previamente creado en la sección acreedores.
Número de Documento	Una de las razones por la cual debe llenar este espacio es para tener un número de referencia porque se pueden tener varias deudas con el mismo acreedor (por ejemplo: préstamo de auto y ahorro de navidad), de esta manera el préstamo para auto tendrá un número y el ahorro de navidad tendrá otro y el sistema reconocerá que no es un mismo descuento a la hora que desee consultar el estatus de ambos descuentos. Otra razón por la que debe identificar los descuentos es porque cuando se tienen deudas que finalizan cada año con un mismo acreedor, como lo son los ahorros navideños, el sistema va a detener los descuentos porque tomará en cuenta los montos del periodo anterior, aunque haya colocado una fecha de inicio y final nuevos
Monto inicial	Aquí se coloca la cifra total adeudada, pero es recomendable colocar cero (0) si se desconoce la misma. De colocar una cifra inferior, el sistema automáticamente detendrá la deducción. Por ejemplo, si se hace un préstamo hipotecario, no se tendrá el monto total adeudado, porque el dinero que se le descuente al empleado para abonar a la deuda será distribuido entre el capital, intereses, etc
Letras para pagar	Es campo se utiliza para colocar la cantidad de cuotas a pagar. No es obligatorio. Solo aplica en aquellos descuentos donde el acreedor especifica el número de letras a pagar. En el caso de Panamá algunas financieras lo hacen de esta manera.
Finaliza el descuento	Último día que debe realizarse el descuento. Si se desconoce esta fecha, es preferible dejar el espacio en blanco.
Hacer cheque	Con los valores S o N escogerá si desea o no confeccionar los cheques. Si la deuda es con el empleador, no será necesario confeccionar cheque, por ende, se le indicará al sistema “N”.
Aplica Diciembre	Si el descuento se realiza en el mes de diciembre colocar Sí. Esto se hace porque no todos los descuentos se hacen en diciembre. Por ley algunos descuentos pueden dejarse de hacer en este mes.
Tipo de Descuento	Los descuentos pueden ser por montos fijos o por un porcentaje del salario
Estatus	En el estatus se puede colocar: Activo, Inactivo o Eliminado
Incluir en carta de trabajo	Este campo indica si el descuento se incluirá en la carta de trabajo
Periodo1, Periodo2, Periodo3, Periodo4, Periodo5	Aquí se introduce el monto a descontar cada periodo del mes. Por ejemplo: Si estamos en una planilla quincenal. Periodo1 corresponde el monto a descontar en la primera quincena del mes. Periodo2 corresponde el monto a descontar en la segunda quincena del mes

4. Después de llenar los datos solicitados presionar guardar.

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Con estos sencillos pasos usted habrá creado el descuento a un empleado.

5. Para modificar un descuento ir a

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6. Aquí se despliegan todos los descuentos creados. Luego en la sección de búsqueda escribir el nombre o el descuento que desea modificar.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

7. Presionar la Lupita de búsqueda.

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8. El sistema traerá los descuentos solicitados.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Word

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9. Presionar el lápiz de edición

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Descripción generada automáticamente

10. Allí el sistema abre el formulario de descuentos y podrá realizar los cambios que requiera. Al final grabar.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

Las razones por la cual el sistema deja de realizar el descuento pueden deberse a múltiples factores. Estas pueden ser:

1. El monto es mayor que cero (0), es decir, la deuda ha sido cancelada. En este caso el sistema valida el monto original menos los pagos realizados.

2. Se ha pagado la cantidad de letras registradas en el sistema.

3. Se ha llegado a la fecha final del descuento.

4. Se inactiva el descuento porque el deudor canceló el monto adeudado antes de la fecha pactada.

5. Cuando se rebasa el tope de los descuentos permitidos por ley. Por ejemplo: si el empleado ya tiene descuentos y le llega uno de mayor prioridad, como sería el caso de una pensión alimenticia, al rebasar el tope no se registraría el préstamo de menos importancia.

6. El empleado llegó al límite permitido por la empresa. Por default el sistema trae 50%. Este valor puede ser cambiado en la sección de parámetros.

Recuerde que la prioridad del acreedor es definida en la sección del mismo nombre.

¿Como ver los pagos realizados a un descuento?

Esta opción permite ver todos los pagos que se han realizado a un descuento en particular. Hay que considerar que cuando los descuentos son agregados manualmente estas retenciones no se reflejan en esta sección ya que no están asociadas a un descuento, pero si el descuento esta creado y se modifica el valor este descuento si saldrá.

Por ejemplo:

Si corremos una planilla y nos falta un descuento de hipoteca, vamos a la misma planilla y lo agregamos. En este caso el descuento hecho no formara de los pagos hechos.

Pero si el descuento ya fue creado por el sistema y se modifica entonces ese descuento si se muestra. Debemos considerar que cuando editamos un descuento dentro de la planilla el mismo puede ser negativo o positivo. En algunas ocasiones nos toca hacer devoluciones.

1. Ir a la sección de Descuentos de Empleados.

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2. Buscar el descuento que queremos ver los pago. Esta búsqueda la podemos realizar con búsqueda rápida o búsqueda avanzada.

Tabla

Descripción generada automáticamente

3. Cuando encontramos el descuento presionar el campo que dice pagos.

Una captura de pantalla de una red social

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4. Aquí se nos muestran todos los pagos que ha recibido el descuento seleccionado.

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PLANILLA REGULAR

Crear Horarios

Existen empresas que por su naturaleza los turnos de trabajo son variables. En estos casos se requieren crear horarios de trabajo de tal manera cada miembro de la organización sepa el turno que le corresponde cada día.

Los pasos para crear horarios son:

1. Ir al apartado Crear horarios.

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2. Seleccionar el rango de fecha que deseamos crear el horario. Aquí también se tiene la posibilidad de crear horarios para un departamento en particular, centro de costo o cargo. Igualmente, para un empleado. El empleado, cargo, departamento y proyecto son opcionales. Presionar aceptar.

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3. Aquí se nos muestran las fechas seleccionadas para cada empleado. Procedemos a crear el turno por día y cuando lo hacemos presionar Guardar.

Calendario

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Observaciones:

a. Además de crear turno para cada día también se permite cambiar el estatus de una fecha en particular. Los estatus permitidos son:

Estatus	Descripción
Asistencia	Este estatus se utiliza para cambiar el estatus de algún día. Esto ocurre cuando por error pusimos un día libre que no corresponda.
Ausencia	Se utiliza para poner cuando el empleado se ausento o ya de antemano se sabe que el trabajador va a faltar.
Incapacidad	Se utiliza para cuando el empleado se ausentó por esta incapacitado.
Libre	Es utilizado para indicar los días que serán libre para el trabajador.
Libre Trabajado.	Cuando un trabajador va a laborar en su día libre.
Pagar Nacional	Se utiliza para cuando la fecha coincide con un día nacional y en esta fecha el empleado va a laborar.
Sin Turno	Se utiliza para fecha en la cuales el empleado no tiene asignado un turno
Suspendido	Son días en los cuales el trabajador está suspendido.
Vacaciones	Este estatus se utiliza cuando el empleado ese día lo utiliza como parte de sus vacaciones.

b. Cuando la planilla es procesada el sistema tomara el turno creado en esta sección.

Crear o modificar horario de una sola persona

1. Ir a Crear Horarios

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2. Indicar el rango de fecha, el empleado y presionar aceptar.

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3. Realizamos los cambios que se requieren en el horario. Después de hacer los cambios presionar el botón Guardar.

Interfaz de usuario gráfica

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¿Cómo procesar una planilla regular?

1. Para procesar la planilla regular ir a.

2. Llenar el tipo de planilla, año, numero de planilla y presionar el botón aceptar.

3. Al terminar se muestra la planilla procesada.

¿Cómo realizar el pago de planillas semanales?

1. Verificar que la semana que estamos pagando tenga el rango de fecha correcto.

Para hacer esto ir a:

2. Aquí se nos despliegan las diferentes frecuencias de pago que tiene el sistema.

3. En esta pantalla ubicar el número de semana que vamos a procesar y verificar que el periodo de corte sea el correcto.

4. Presionar el icono de edición para corregir el periodo de corte. Y colocar los datos correctos del periodo.

5. Después hacer el cambio grabar.

6. Vale la pena señalar que estos periodos pueden ser grabados en un solo momento para todo el año. Así cada vez que vamos a ejecutar la semana no tengamos que entrar aquí nuevamente.

7. Una vez actualizado o verificado que los periodos estén correctos, procedemos a ejecutar la planilla semanal.

Para esto vamos a:

8. Aquí colocamos los datos de la planilla que queremos procesar y presionar el botón Aceptar.

9. Listo con estos pasos su planilla semanal ya estará procesada.

¿Cómo procesar la planilla a un solo empleado?

1. Ir a la sección PLANILLA – CALCULOS – PLANILLA REGULAR.

2. Colocamos el código o nombre de la persona, número de planilla, tipo de planilla a la que queremos calcular y le damos aceptar.

3. Ya aquí vemos que el sistema le hizo el cálculo de la planilla regular a esa persona.

4. Para ver el desglose de pago presionar el salario neto.

5. Y aquí se nos muestra el desglose del pago.

6. Para ver el detalle de los días presionar el icono

7. Aquí podemos ver el detalle de los días. La información mostrada en esta pantalla puede ser editada.

¿COMO PAGAR SÓLO HORAS EXTRAS?

Para esta explicación asumiremos el caso de un empleado al cual se le quiere pagar 3 días extras de 15:30 a 18:30

Y un día de 17:30 a 18:30

1. Procesar la planilla normalmente.

2. Ir a la seccion de tarjeta de tiempo.

Aquí se muestran todos los empleados de la planilla corriente, con un resumen de horas regulares, horas a descontar y Horas extras.

3. Para ver las tarjetas de una persona en particular seleccionar el icono , con esto el sistema despliega las tarjetas de tiempo día por día del empleado seleccionado.

4. Para hacer el ejemplo que indicamos al inicio vamos a un dia en particular y escogemos un turno que inicio a las 6am y termina a las 6am.

En la pantalla se observa.

4.1. Se escogió el turno que inicia a las 6 y termina a las 6. Escogiendo este turno el sistema interpreta que todo el tiempo colocado es sobre tiempo.

5. En el resumen de cada día se puede observar que a cada día el sistema le está pagando 3 horas extras.

6. Para ver el desglose de esas horas extras presionar el icono el dia que desea ver el desglose de tiempo.

7. allí el sistema muestra como se hizo la distribución del sobre tiempo.

En este ejemplo podemos observar que el sistema pagó 2.5 horas al 1.25 y 0.50 al 1.50.

Esta misma consulta se puede hacer para cada uno de los días.

8. Para ver un resumen de horas de toda la planilla se puede presionar el botón Resumen de Horas

Aquí se mira el resumen de horas de toda la planilla de la persona que hemos seleccionado.

9. Para ver un resumen de dinero presionar el botón Desglose de Dinero.

¿Cómo crear o colocar días libres en una tarjeta de tiempo de un colaborador?

1- Ir a tarjetas de tiempo.

2- Buscar la tarjeta de tiempo de la persona y seleccionar

3- Colocar día libre en el día en el status y guardar.

¿Como se registran los permisos remunerados y permisos no remunerados?

Para registrar los permisos seguir los siguientes pasos:

1. Procesar la planilla regular.

2. Seleccionar a Verificar Tarjetas de tiempo.

3. Ubicar el empleado que tiene el permiso.

4. Presionar el icono

5. En el día que la persona tenga el permiso presionar el icono

6. Registrar el permiso. Notar que el tiempo del permiso se coloca en minutos.

7. Para grabar presionar el botón Agregar

8. Para ver como se incluyó este permiso en el pago presionar el botón Resumen de Horas

9. Veremos el detalle de horas que tendrá el empleado.

10. Para ver en dinero como queda el pago. Presionar el botón Desglose de Dinero

11. Veremos el desglose en dinero del pago.

¿Cómo crear horas extras para un rango de tiempo?

Para esta explicación asumiremos el caso de un empleado al cual se le quiere pagar 3 días extras de 15:30 a 18:30

Y un día de 17:30 a 18:30

1. Procesar la planilla normalmente.

2. Ir a la sección de tarjeta de tiempo.

Aquí se muestran todos los empleados de la planilla corriente, con un resumen de horas regulares, horas a descontar y Horas extras.

3. Para ver las tarjetas de una persona en particular seleccionar el icono , con esto el sistema despliega las tarjetas de tiempo día por día del empleado seleccionado.

4. Para hacer el ejemplo que indicamos al inicio vamos a un día en particular y escogemos un turno que inicio a las 6am y termina a las 6am.

En la pantalla se observa.

4.1. Se escogió el turno que inicia a las 6 y termina a las 6. Escogiendo este turno el sistema interpreta que todo el tiempo colocado es sobre tiempo.

5. En el resumen de cada día se puede observar que a cada día el sistema le está pagando 3 horas extras.

6. Para ver el desglose de esas horas extras presionar el icono el día que desea ver el desglose de tiempo.

7. Allí el sistema muestra como se hizo la distribución del sobre tiempo.

En este ejemplo podemos observar que el sistema pagó 2.5 horas al 1.25 y 0.50 al 1.50.

Esta misma consulta se puede hacer para cada uno de los días.

8. Para ver un resumen de horas de toda la planilla se puede presionar el botón Resumen de Horas

Aquí se mira el resumen de horas de toda la planilla de la persona que hemos seleccionado.

9. Para ver un resumen de dinero presionar el botón Desglose de Dinero.

Calcular horas extras antes de la hora de entrada.

Para realizar este procedimiento realizamos los siguientes pasos:

1. Vamos a la pestaña PLANILLA – VERIFICAR TARJETAS DE TIEMPO

2. Buscamos la persona a la que se le va a pagar ese sobretiempo

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Abrir el detalle de las tarjetas de tiempo.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

4. Para que el sistema calcule sobretiempo horas antes de la hora de entrada de un colaborador simplemente colocamos ‘’Sin Turno’’ en la sección de turno, y colocamos que sí en Autorizar y luego guardamos, así el sistema tomará como sobre tiempo esas horas antes de la hora de entrada de esa persona.

Una captura de pantalla de una computadora

Descripción generada automáticamente

¿Cómo hacer que una persona que dejó de laborar, pero que aún no se ha liquidado no salga en la planilla regular?

Hay situaciones por las cuales una persona ha dejado de laborar en una compañía, pero que aún no se le ha liquidado, y al no ser liquidada aún el sistema le calculará planilla regular de una quincena a pesar de ya no laborar.

Para hacer que el sistema no le calcule planilla regular a una persona que aún no se ha liquidado se procede a realizar los siguientes pasos:

1- Buscar a la persona que ya no labora en la compañía.

2- Inactivar a la persona en el status y guardar.

3- Procesar planilla regular de esa persona, pero se puede procesar la planilla de todos. Al completar el cálculo el sistema no debe calcular planilla ni crear la tarjeta de tiempo de esta persona que inactivamos. En este caso vamos a procesar la planilla n°3.

Aquí vemos que el sistema no le hizo el cálculo correspondiente a ese empleado.

¿Cómo eliminar días de trabajo?

No se pueden eliminar días de trabajo en las tarjetas de tiempo, puesto que al momento de eliminar el sistema crea los días eliminados nuevamente. Para que esto no ocurra lo que se puede hacer en vez de eliminarla es ponerla como día Libre.

1. Ir a la tarjeta de Tiempo.

2. Buscar a la persona.

3. Colocar en el estatus Día Libre y luego guardar.

Certificados Médicos

Existen 2 maneras de realizar este procedimiento.

Opción 1

Ir a la tarjeta de tiempo. Para ello ir a Planilla-Verificar Tarjetas de tiempo

Entrar a tarjetas de tiempo

En estatus colocar Certificado Médico y luego guardar.

El desglose quedaría así

Opción 2

Esta opción permite ingresar certificados médicos por horas.

Ir a Planilla-Certificados médicos

Los datos correspondientes del certificado médico y luego dar

Aquí tenemos grabado el certificado médico de ese colaborador.

Aquí vemos cuantas horas de certificados médicos pagados tiene el colaborador, en caso de tener 0.00 horas de horas pendiente, el sistema lo pagará como certificado médico no pagado.

¿Cómo poner un día libre?

1. Para realizar este paso debemos ir a consulta de planilla-Verificar tarjetas de tiempo.

2. Ubicar al empleado e ingresar en

3. Ubicar el día que le vamos a colocar como día libre y luego presionar guardar.

¿Cómo ver la forma que el sistema está pagando un sobre tiempo?

1. Para ver como el sistema pagó un sobretiempo lo que hacemos es primero registrar a qué hora salió la persona en un ‘’X’’ día.

En este ejemplo vemos que la persona le colocamos que salió a las 9:00 pm, y guardamos

2. Una vez guardado, vemos que se le van a pagar 4 horas de sobretiempo.

3. Para ver cómo el sistema pagó ese sobre tiempo, debemos ir a Resumen de horas

4. Y aquí nos muestra cómo se le pagó ese día en sobre tiempo a la persona

5. Para ver cómo se distribuyó ese sobre tiempo ir a

6. Y aquí nos muestra cómo se distribuyó ese sobre tiempo

¿Como registrar otros ingresos o egresos en una planilla regular?

Cuando estamos realizando una planilla en ocasiones se nos presenta el caso que a los trabajadores debemos incluirles otros ingresos o descontarles valores que solo aplican para el periodo que estamos procesando.

Por ejemplo: Descuento de Faltante en la caja, Viáticos, comisiones, prima de producción, descuento de un adelanto de salario, etc.

1. Ir a Verificador Tarjetas de Tiempo.

2. Colocar el nombre o apellido del trabajador y presionar la lupita.

3. Presionar el salario neto.

4. Aquí se nos muestra el detalle del pago. Para agregar el nuevo concepto de pago presionar el botón nuevo.

5. Llenar el registro presentado colocando el concepto de pago o descuento, descripción y el monto. Presionar el botón Agregar.

6. El concepto fue agregado.

Observaciones:

1. Aquí se puede agregar cualquier concepto de pago.

2. Cuando estos registros son hechos se marcan como manual. De tal forma cuando se reprocese la planilla estos registros no sean modificados por el mismo sistema.

3. Este valor solo le aparecerá a la persona en el periodo que se está pagando.

Importar otros ingresos o descuentos

La opción de importar otros ingresos es útil para cuando tenemos que registrar a todo el personal ingresos adicionales o también la utilizamos para el pago de planillas extraordinarias. Por ejemplo: planilla de comisiones, planillas de prima de producción, gratificaciones, etc. Para esto, lo que se hace es preparar un archivo en Excel con los datos para ser importados.

1- Preparar archivo en Excel con las siguientes columnas.

Columna

Campo

Descripción

Tipo de calculo

Aquí colocamos uno de los siguientes valores.

tipo_de_calculo	descripcion
1	REGULAR
10	BONIFICACION
11	COMISIONES
12	GRATIFICACIONES
13	VALE
14	EXTEMPORANEO
15	RECLAMO
16	PLANILLA EXTRAORDINARIA 1
17	PLANILLA EXTRAORDINARIA 2
18	PLANILLA EXTRAORDINARIA 3
19	PLANILLA EXTRAORDINARIA 4
2	VACACIONES
3	DECIMO TERCER MES
4	AGUINALDO
5	RECLAMOS
6	RIESGOS PROFESIONALES
7	LIQUIDACION
8	AJUSTES
9	PRIMA DE PRODUCCION

Tipo de Planilla

1	Semanal
2	Quincenal
3	Bisemanal
4	Mensual

Año

Año en el cual vamos a subir estos datos.

Numero de Planilla

Numero de planilla en la cual se cargarán estos valores.

Concepto de pago

Concepto de pago. En el sistema se pueden consultar los conceptos disponibles.

Ejemplos:

122	COMISIONES
119	VIATICOS
81	PRIMA DE PRODUCCION
75	Bonificaciones
74	GRATIFICACIONES Y AGUINALDO

Código de Empleado

Aquí colocamos el código de empleado

Descripción

Una pequeña descripción del monto a pagar.

Monto

Valor por pagar.

2- Entrar a Importar otros ingresos y egresos.

3- Seleccionar el archivo que fue preparado previamente y aceptar.

4- Listo. Los datos colocados en el archivo fueron cargados en planilla.

Consideraciones.

1- El proceso descrito permite cargar varias planillas en un mismo periodo. Por ejemplo: podemos cargar una planilla de comisiones y otra planilla de prima de producción en el mismo periodo.

2- Se puede cargar otros ingresos a una planilla regular. En tipo de cálculo poner planilla regular. Así el valor se sumará a la planilla.

Otros Ingresos Variables

Esta opción permite programar otros ingresos variables, por ejemplo: Supongamos una persona que ganó una comisión, pero esta comisión se pagara en varias partes. Para este tipo de caso esta función es útil.

1. Escogemos la opción Otros Ingresos Variables.

2. Presionar el botón Nuevo

3. Llenar el siguiente formulario y presionar el botón Agregar para grabar el formulario.

4. Cuando la planilla regular es procesada este valor es incluido en el pago del empleado.

¿Cómo Cambiar el recargo de pago de los domingos?

Existen diversas opiniones con respecto al tema de los pagos de los domingos. Pero en este caso veamos cómo cambiar el recargo de pago para ese día.

Ir a Parámetros-Planilla-Parámetros

En búsqueda rápida colocamos domingo para que nos traiga los parámetros de domingos

En la imagen anterior en los recuadros en rojo nos indica los parámetros para indicarle al sistema con que recargo deseamos pagar los domingos tanto para salario fijo como por hora. En la explicación que vemos en la imagen anterior nos indica que el tipo de hora 26 es 0.5, 91 al 1.50, y 28 a 2.00

Presionar el ícono para editar.

En nuestro ejemplo le vamos a indicar al sistema que para los salarios fijos el día domingo lo pague a 1.50 colocándole el número 91 que es el tipo de hora para ese recargo, y luego le damos guardar

¿Cómo hacer que una persona no aparezca en planilla después de registrar una licencia por enfermedad?

Para hacer este procedimiento debemos ubicar a la persona que se va de licencia.

Ingresar a la información general del empleado presionando el ícono de

Colocar en el Estatus LICENCIA y luego guardar. Ya así la persona en licencia no debe de salir en planilla.

¿COMO CREAR SOBRE TIEMPO CON TURNO?

La base del sistema son las tarjetas de tiempo y para que el mismo pague las horas extras trabajadas, debe modificar la hora de salida del empleado. Al grabarlo, el sistema realizará los cálculos pertinentes.

1. Entrar a Verificar tarjetas de tiempo.

2. El sistema muestra a los empleados que han laborado en el periodo corriente. Aquí se puede ver el resumen de horas regulares, horas a descontar y horas extras.

3. Seleccionar el empleado que le aplicará el tiempo extra.

4. Ir al día especifico donde registrara el tiempo extra y cambie la hora de salida (fíjese en el cuadrante de color rojo), (en el cuadrante azul vera el total de horas extras), Presionar el botón guardar y listo.

¿COMO CREAR SOBRE TIEMPO SIN TURNO?

Existen muchas situaciones en las cuales se hace difícil establecer un turno para una condición particular, por la naturaleza de la empresa. Para estos casos, el sistema permite trabajar sin turno.

Para hacerlo, se siguen los pasos de “cómo crear sobre tiempo con turno” pero con la diferencia que cuando se va a modificar el tiempo trabajado se elimina el turno y se coloca exactamente el tiempo que trabajó la persona. Esto lo logra ubicándose en la casilla de turno y allí escoge sin turno.

Luego coloca el tiempo exacto que trabajó la persona

Una vez que grabe, (presionar el cuadrante rojo) y podrá ver como el sistema hace el pago del tiempo trabajado.

¿Cómo registrar un sobre tiempo de un periodo pasado?

Para este ejemplo asumamos que le vamos a pagar tres horas de sobre tiempo de una quincena pasada a un colaborador.

Ir a Planilla-Verificar tarjetas de tiempo.

Ubicar al empleado.

Seleccionar nuevo.

Asumiremos que esas tres horas de sobretiempo son del día 31 de Julio, de 5:00pm hasta las 8:00 pm.

En la imagen anterior se muestra que escogimos el turno que inicia a las 6 y termina a las 6, ya que, escogiendo este turno, el sistema interpreta que todo el tiempo colocado es sobre tiempo.

Colocar la fecha y la hora que inició el sobretiempo que en nuestro ejemplo fue el 31 de julio a partir de las 5:00 pm hasta las 8:00 pm, y luego dar agregar.

Aquí vemos que el sistema solo pago el sobre tiempo de ese día.

Tiempo Compensatorio

Se entiende por tiempo compensatorio el proceso de retribuir al trabajador con un descanso remunerado por los periodos en que ha permanecido laborando después de la jornada de trabajo regular.

1. Seleccionar la opción de tiempo compensatorio.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Tabla

Descripción generada automáticamente

2. Seleccionar el criterio que requiera o puede dejar estos campos en blanco. Presionar Búsqueda.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

Aquí podemos ver el informe donde se detalla el tiempo compensatorio ganado, el tiempo compensatorio utilizado y un balance de cuánto va quedando.

Interfaz de usuario gráfica, Tabla

Descripción generada automáticamente

Como el sistema calcula el tiempo compensatorio ganado.

Es el tiempo extra no pagado. Por ejemplo: Si una persona laboro desde las 22:00 a las 08:00

En este caso el sistema les paga hasta las 06:00 y las dos horas pendientes pasa a ser tiempo compensatorio ganado.

Tiempo compensatorio utilizado.

Es el tiempo que la persona utiliza como descanso a manera de compensación. Este tiempo se coloca en la tarjeta de tiempo.

Interfaz de usuario gráfica, Tabla

Descripción generada automáticamente

Procedimiento sugerido para el pago de nómina en

Definición:

Secuencia de actividades que permiten de una manera ordenada, realizar el pago de salarios a los empleados conforme lo establece el Código de Trabajo de la República de Panamá, así como proporcionar información administrativa y contable, tanto para la empresa como para los entes encargados de regular las relaciones laborales.

Alcance:

El proceso comienza cada vez que se inicia un período de pago con el reporte del ingreso de novedades del personal y termina con el pago del salario al empleado, descuentos legales, descuentos comerciales autorizados y SIPE.

Objetivo:

El pago de nómina tiene como objetivos

• Llevar control y generación de la liquidación del pago de salarios

• Cumplir con las obligaciones de pagos a terceros contraídas por la empresa y el personal con base en la ley y en las deducciones autorizadas.

• Proporcionar información administrativa y contable para la empresa y entes encargados de regular las relaciones laborales.

• Elaborar la nómina en tiempo y forma para asegurar el pago de los salarios a los trabajadores utilizando la plataforma https://panamaplanilla.com

Consideraciones:

#	Descripción
1	Los pagos serán hechos con apego a las normas establecidas en el Código de Trabajo de la República de Panamá.
2	Los periodos de pagos pueden ser: 1. Semanales 2. Quincenales 3. Bisemanales 4. Mensuales Este proceso se realiza una vez al año. Donde se crearán todos los periodos de cortes que será utilizado durante el año.
3	El cálculo del impuesto sobre la renta se realiza en base a lo devengado a la fecha del pago. Esto aplica para el salario y gasto de representación. Todo el personal debe tener el método anualizada con extras.
4	En las empresas que utilizan relojes de marcación integrados a la plataforma es necesario crear los empleados primeros en el sistema para que los empleados salgan en los relojes.
5	El trabajador que no marque sus entradas y salidas se le descontará el día como ausencia a no ser que presente la justificación de dicha omisión.
6	En el caso que el empleado labore un domingo y no se le conceda un día adicional de descanso semanal entonces ese domingo se pagará al 0.50 de recargo y el día siguiente con 1.50 adicional. En el caso que el empleado labore un domingo y si se le conceda un día adicional de descanso semanal entonces ese domingo se paga 0.50. *Articulo 48 Código de Trabajo*
7	En el caso que el empleado labore un día nacional y no se le conceda un día adicional de descanso semanal entonces ese día se pagará al 1.5 de recargo y el día siguiente con 1.50 adicional. En el caso que el empleado labore un día nacional y si se le conceda un día adicional de descanso semanal entonces ese día se paga 1.50. *Articulo 49 Código de Trabajo*
8	Las constancias médicas son un permiso, y estas no forman parte del cómputo para los días que tiene derecho la persona para el pago de certificados médicos. *Artículo 128, numeral 30 del Código de Trabajo*
9	Todos los certificados médicos deben ser ingresados al sistema, ya sean pagados o no pagados. *Artículo 200 del Código de Trabajo*
10	Para que el sistema realice el cálculo de planilla a los trabajadores en requerimiento que tengan un contrato activo.
11	Todo el personal que va cobrar planilla debe tener un contrato activo. De lo contrario el sistema no le pagará o al momento de procesar la planilla el sistema envía el mensaje que no se tiene contrato activo.
12	Cuando la empresa quiera pagar GRATIFICACION O AGUINALDO recomendamos hacer este pago en la segunda quincena, el hacerlo en la primera al empleado le puede traer confusión su pago. Esto se debe a que el excedente del 100% de salario es gravable. Y cuando se hace el pago en la primera quincena solo tiene una quincena pagada. Por lo que cuando el sistema hace el cálculo lo realiza en base lo pagado.
13	Cuando la empresa quiera pagar PRIMA DE PRODUCCION recomendamos hacer este pago en la segunda quincena, el hacerlo en la primera al empleado le puede traer confusión su pago. Esto se debe a que el excedente del 50% de salario es gravable. Y cuando se hace el pago en la primera quincena solo tiene una quincena pagada. Por lo que cuando el sistema hace el cálculo lo realiza en base lo pagado.
14	La unidad de tiempo mínima utilizada por el sistema es el minuto. Esto quiere decir que la aplicación funciona al minuto.

Procedimiento Planilla Regular

#	Descripción de actividad
1	Incorporar nuevo personal que entró a laborar en el periodo. Para hacer esta tarea es necesario tener todos los datos de personal, así tener la información correcta para registrar al trabajador. Prestar especial atención en datos útiles para la empresa para el pago del empleado. Ejemplo: El cargo o puesto de trabajo, del departamento que labora, salario, horas semanales, etc.
2	De existir nuevos colaboradores que laboraron anteriormente en la empresa y estos ya están en la base de datos lo que debe hacer es crear un nuevo contrato. Como registrar nuevos contratos
3	Si la persona marca reloj en el campo correspondiente en la ficha de empleado hay que indicar que SI marca reloj. En un lapso aproximado de 3 horas esa persona debe aparecer en los relojes. Luego en cualquier reloj de grupo grabarle la huella al nuevo personal y darle las indicaciones que deben realizar las cuatro marcaciones en el día.
4	Explicar al nuevo personal y al ya existente la importancia de marcar reloj. Cuando hacen la marcación del reloj deben asegurarse que dicha marcación haya sido correcta, de lo contrario no queda registrada esta marcación y será interpretada como que la persona no marcó.
5	Recopilar y registrar las incidencia y novedades en la planilla, a saber: Justificación de ausencias, certificados médicos, constancias médicas, permisos pagados, permisos no pagados, trabajo en día de descanso, trabajo en día nacional, día libre, pago de horas pendientes, justificación de tardanzas, justificación de salida en horas laborables, sobre tiempo aprobado, cambios de horarios, crear descuentos, inactivar descuentos, pago de comisiones, pagos de prima de producción, pago de bonificación, pagos de viáticos, etc.
6	Procesar la planilla. Este es el proceso mediante el cual el sistema 1. Abre la planilla y crea las tarjetas de tiempo a cada uno de los trabajadores. 2. Actualiza las tarjetas de tiempo con las marcaciones del reloj. 3. Hace el desglose de horas por cada día laborado. 4. Valoriza en dinero el tiempo trabajado. 5. Hace las deducciones legales y comerciales.
7	Durante la quincena se puede entrar a ver las marcaciones del reloj. Esta información puede ser útil para la administración, para tomar medidas preventivas. *Consultar marcaciones del reloj*
8	Realizar verificaciones de inconsistencias del reloj. Esta verificación se realiza para que previamente podamos hacer los llamados de atención al personal que no está marcando sus entradas y salidas de manera correcta. *Como Verificar Inconsistencias del Reloj*
9	Cuando un empleado llega después de su hora de entrada el sistema le registrará la tardanza correspondiente a no ser que por medio de un permiso se justifique dicha tardanza. También verificar si el turno asignado es el correcto. *Permisos*
10	Si un empleado se retira antes de su hora de salida se le descuenta las horas por salir antes de tiempo. A este concepto se le denomina salida en horas laborables. El gestor de planilla podrá justificar esta situación con un permiso o cambiando la hora de salida directo en las tarjetas de tiempo.
11	Cuando los empleados se ausentan por algún tema de salud, estos deben presentar un documento llamado Certificado Médico, el mismo debe ser ingresado para que el día no sea descontado. *Registrar Certificados Médicos*
12	Si la persona que marca reloj labora un domingo y toma su compensatorio de descanso entonces indicar al sistema que ese día es libre, de lo contrario el sistema le coloca ausencia.
13	Si la persona labora el día compensatorio de descanso, entonces indicar al sistema DIA LIBRE TRABAJADO
14	Cuando en la semana hay un día libre diferente al domingo indicarle al sistema cual es el día libre. De lo contrario ese día será considerado como ausencia.
15	Los certificados médicos deben ser entregados en el momento del pago de la planilla. De no hacerlo, ese día es descontado y reembolsado en la siguiente quincena. Explicación Teórica de pagos de Certificados Médicos
16	El tiempo extra solo será pagado con previa autorización, para que eso ocurra se debe indicar al sistema dicha autorización.
17	Si por alguna razón el personal entra a laboral antes de iniciar el turno asignado y la empresa decide pagarle ese sobre tiempo entonces lo que debe hacer dejar ese día sin turno y solo dejarle el tiempo que laboro.
18	Algunas veces por razones varias al personal se le deja pagar algunas horas extras. Para ello se debe ingresar el día que se dieron las horas extras y colocar la hora de inicio y fin del tiempo extra. Para que este tenga efecto se debe utilizar el turno 6am-6am si las horas extras son diurnas y 18 a 18 si las horas extras son nocturnas. Pagar horas extras pendientes
19	Incluir otros ingresos variables, ya sea importando un archivo en Excel o directamente en la planilla. Por ejemplo, otros ingresos pueden ser: comisiones, viáticos, prima de producción, etc. Cargar otros ingresos desde Excel
20	Los descuentos legales serán aplicados de manera automática. Seguro Social, Seguro Educativo e Impuesto sobre la renta. En este sentido se destaca que el valor del seguro social y seguro educativo no puede ser modificado, en el caso del impuesto sobre la renta el sistema si permite modificarlo, pero la recomendación del procedimiento es dejar el ISR que calculó el sistema.
21	Los descuentos comerciales se realizan después de hacer las deducciones legales de manera automática. Los descuentos comerciales deben estar registrados previamente en la sección de Descuentos de Empleados. Crear o Modificar Descuentos Comerciales
22	Verificar el pago de cada colaborador utilizando el comprobante de pago con el modelo Desglose de Horas por Fecha. Este tipo de comprobante recoge la información de las horas pagadas día por día con la valorización de las mismas, además incluye los descuentos de la persona. Este tipo de comprobante no recomendamos entregarlo al empleado. Utilizarlo solo para efectos de revisión. Comprobantes de pago
23	Cuando se culmina la revisión y está seguro de todo se incluyó entonces se procede a la impresión del reporte de la planilla. Informe de planilla
24	Verificar si personal liquidado debe aparecer en la nómina. Hacer esta tarea se debe a que en ocasiones cuando se liquida un personal primero se le paga la quincena y luego se liquida. O también puede ocurrir el evento que el salario pendiente la van a incluir en la liquidación.
25	Verificar si algún personal que esta de vacación el sistema le esté generando quincena. Esto se hace por que en las vacaciones pueden iniciar en media quincena y la persona se incorpora en media quincena. Este tipo de pago lo determina la gerencia. Nuestra recomendación es que las vacaciones deben coincidir con los periodos de pago y con apego a la norma establecida en el código de trabajo.
26	Cuando un colaborador recibe un aumento de salario este debe ser ingresado en la sección de aumentos de salario. Este aumento el sistema lo aplica de manera automática si la fecha del aumento está dentro del periodo que se está realizando. *Registrar aumento de salario*
27	Enviar la planilla a quien la aprueba.
28	Los comprobantes deben ser impresos en dos copias para entregar una al colaborador y la otra es que la firma el empleado en conformidad del pago recibido. Estos comprobantes firmados deben ser archivados. *Comprobantes de pago de planilla*
29	Hacer el pago de la planilla. Estos pagos pueden ser en Efectivo, Cheque o ACH. Para los empleados que cobren con ACH es requisito que tenga cuenta bancaria asignada en la ficha del empleado.
30	Si un empleado inactivo sigue saliendo en planilla lo que debe hacer es ir al contrato y cerrarlo
31	Razones por las cuales una persona no aparece en planilla: a. Tiene más ausencias que salarios. b. La persona está inactiva. c. La persona esta liquidada. d. La persona está de vacaciones.

Condiciones Especiales

#	Descripción de actividad
1	Cuando un trabajador labora 40 horas por semana (lunes a viernes) y por alguna razón tiene que trabajar el sábado, a nuestro criterio ese sábado debe ser pagado como Día Libre Trabajado. El trabajar este día le habilita otro día libre en la semana.
2	Si una empresa está configurada para utilizar reloj de marcación y el empleado tiene la condición que, si marca, entonces si todos los días aparecen ausentes significa que esa persona no marcó ningún día.
3	Utilicemos como ejemplo esta jornada de trabajo. El sábado entro a las 7am se retiró a las 6pm, luego lo llamaron y regreso a las 10PM y se retiró a las 1pm del domingo. En este caso lo que tiene que hacer es quitar el turno de la tarjeta de tiempo y colocar las cuatro marcaciones.
4	Hay empresas que a pesar de tener el personal en vacaciones le pagan salario. En otras palabras, en un mismo periodo el trabajador cobrar vacaciones y salario. Para que el sistema lo haga en la sección de parámetros existe un parámetro llamado pagar_salario_en_vacaciones aquí colocar S

VACACIONES

¿Como Calcular las Vacaciones?

1. Ir a la sección de vacaciones.

2. Presionar el botón Nuevo

3. Completar la información solicitada en el formulario.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

Campo	Descripción
Empleado	Empleado al cual se le realizará el cálculo de las vacaciones.
Días	Días que va a tomar de vacaciones.
Pagar Desde	Desde que día inician las vacaciones. Al momento de colocar esta fecha el sistema calcula la fecha hasta y el periodo que debe ser utilizado para acumular. Hay que considerar que el periodo que la persona se va de vacaciones debe estar abierto.
Pagar Hasta	Hasta que día la persona se va de vacaciones.
Acumular Desde y Hasta	Este es el periodo en el cual se utilizará para el pago de vacaciones. Cuando la persona se va 15 días debemos acumular 5.5 meses y cuando se van 30 días debe acumular 11 meses.
Dia D Pago	Es la fecha donde se crearán las vacaciones para efectos de la contabilidad y Seguro Social.
Tipo	El tipo se utiliza para indicar como procesar las vacaciones: 1. Utilizar: En este tipo las vacaciones registradas solo aparecen como utilizadas. Estas vacaciones no se pagan. Esta opción se utiliza para cuando se van dando vacaciones por día. 2. Pagar: Este tipo aplica para cuando el registro de vacaciones es solo pagarlas. Durante este tiempo la persona no toma vacaciones reales. Solo se les pagan. 3. Utilizar y Pagar: Este es el tipo donde las personas tomas normalmente sus vacaciones. Toman sus vacaciones y se les pagan.
Estatus	Activo significa que la persona está de vacaciones E inactivo significa que la persona ya regreso de vacaciones.

4. Guardar los datos ingresados.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Teams

Descripción generada automáticamente

5. Después de guardado el sistema muestra las vacaciones registradas.

Imagen que contiene Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

6. Para ver el comprobante de pago de las vacaciones presionar el icono de comprobante

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente con confianza media

7. Al presionar el icono del comprobante se nos muestra el comprobante de vacaciones. Este comprobante muestra el detalle del pago a realizar y el detalle de los acumulados que se utilizaron para el cálculo.

Imagen que contiene Texto

Descripción generada automáticamente

Recomendaciones para el Cálculo de Vacaciones

1. En lo posible procurar que las vacaciones sean de 15 o 30 días. El pagar vacaciones por día no es recomendable porque cuando las personas cobran salarios adicionales el valor no será exacto.

2. Para realizar el pago de vacaciones el trabajador debe tener por lo menos 5.5 meses acumulados de salario. Esto es porque el tiempo mínimo que una persona debe tomar vacaciones es 15 días.

3. Cuando un trabajador labore en su tiempo de vacaciones, este pago debe ser consultado con su abogado laboral para que sea este quien le diga cómo proceder. Tenemos nuestra opinión al respecto, pero es preferible que la parte legal de la empresa sea quien diga cómo hacerlo. Cada empresa es única y en este tema de vacaciones sabemos la cantidad de combinaciones que pueden ocurrir.

4. Al momento de revisar el comprobante verificar que se acumularon 5.5 meses en caso tomar 15 días de vacaciones y 11 meses en el caso de 30 días. Si los meses no están completos extender el periodo de los acumulados de tal manera se acumule el tiempo requerido.

5. Verificar que la fecha que se reportaran las vacaciones este abierto.

6. Las vacaciones del gasto de representación se muestran en un concepto separado, en donde se acumula los gastos de representación. Al momento de reportar las vacaciones del gasto de representación al SIPE esta se reportan como gasto de representación.

7. Se considera salario para el cálculo de las vacaciones: el salario regular, salario en especie (alimentación, habitación y vestidos destinados al consumo inmediato), salario por tareas o piezas, comisiones, horas extras trabajadas, recargos por trabajo en días sujetos a recargo, primas de producción, gratificaciones, bonificaciones, gastos de representación permanentes, etc.

8. ¿Qué hacer si una persona no tiene los 11 meses laborados y quiere tomar 30 días de vacaciones?

En este caso la respuesta depende de la política de la empresa, pero a manera de recomendación nuestra sugerencia es, si el empleado tiene 5.5 meses laborados pagarle 15 días de vacaciones.

9. El periodo acumular para vacaciones debe iniciar un día después hasta donde se acumuló las vacaciones pasadas.

10. Verificar que los descuentos de acreedores se realizaron adecuadamente.

11. Si la persona renuncia estando de vacaciones entonces manualmente se debe verificar si hay algún pago de más hecho el cual deba ser descontado en la liquidación.

Marco Legal:

#	Descripción
1	Todas las definiciones son basadas en el Código de Trabajo de la República de Panamá.
2	Artículo 52. Todo trabajador tiene derecho a un descanso anual remunerado.
3	Artículo 53. El derecho a vacaciones existe, aunque el contrato no exija trabajar todas las horas de las jornadas ordinarias o todos los días de la semana.
4	Artículo 54. La duración y la remuneración de las vacaciones se regirán por las siguientes normas: Treinta días por cada once meses continuos de trabajo, a razón de un día por cada once días al servicio de su empleador; Pago de un mes de salario cuando la remuneración se hubiere convenido por mes, y de cuatro semanas y un tercio, cuando se hubiere pactado por semana. En estos casos, si el salario incluye primas, comisiones u otras sumas variables, o el trabajador hubiere recibido aumento de salario, se pagará el promedio de salarios ordinarios y extraordinarios devengados durante los últimos once meses, o el último salario base, según resulte más favorable para el trabajador; Cuando se trate de trabajadores pagados por hora o por día se dividirá el total de la remuneración ordinaria y extraordinaria, que hubiera recibido el trabajador en los últimos once meses de servicio por el número de jornadas ordinarias servidas, o tiempo menor servido si se trata de vacaciones proporcionales, y este cociente se multiplicará por el número de días de descanso anual que le correspondan. Si el salario base devengado durante el último mes fuere superior al promedio, las vacaciones se pagarán conforme aquél. Para los efectos del cómputo del tiempo servido que da derechos a vacaciones, se contará la duración de los descansos semanales, días de fiesta o duelo nacional, licencias por enfermedad dentro de los límites señalados en el artículo 200, los casos descritos en el artículo 208 u otras interrupciones expresamente autorizadas por el empleador; Las sumas que deba recibir el trabajador le serán liquidadas y pagadas con tres días de anticipación respecto de la fecha en que comience a disfrutar el descanso anual; Al trabajador cuya relación termina antes de tener derecho al período completo de descanso de que trata este artículo, se le pagarán en efectivo los días de vacaciones proporcionales a que tenga derecho a razón de un día por cada once días de trabajo; y Cumplido el período de vacaciones el trabajador tiene derecho a que se le reincorpore en su puesto.
5	Artículo 54-A. Cuando el trabajador reciba parte de su salario en especies de acuerdo con lo señalado en el artículo 144, a la remuneración de las vacaciones en dinero debe adicionarse el pago en especies o su equivalente en dinero, según lo establecido en el artículo citado. Si el salario del trabajador consiste sólo en dinero, la remuneración de las vacaciones se pagará en dinero, conforme a lo dispuesto en el artículo 54 de este Código.
6	Artículo 55. Si el trabajador se hospitalizare por enfermedad o accidente, durante el tiempo en que disfruta de vacaciones, el lapso que dure dicha hospitalización y la Incapacidad posterior no se considerará parte de las vacaciones y se imputará a la licencia por enfermedad inculpable de que trata el artículo 200, posponiéndose la fecha de cese de las vacaciones por el tiempo de duración de la hospitalización. Para los efectos de este artículo debe notificarse al empleador el hecho de la hospitalización, dentro de los cinco días siguientes a la fecha en que ocurrió. La dilación en el aviso hará que sólo se aplique el beneficio que concede este artículo desde el día siguiente al de la notificación.
7	Artículo 56. Los trabajadores deben gozar, sin interrupciones, de su período de vacaciones. Estas solamente se podrán dividir en dos fracciones iguales como máximo, cuando así se permite en una Convención Colectiva de trabajo y previo acuerdo con el trabajador en cada ocasión.
8	Artículo 59. Las vacaciones se conceden para que el trabajador disfrute de descanso, y no se permitirá su renuncia a cambio de una remuneración o compensación. No obstante, lo dispuesto en el párrafo anterior, las vacaciones serán acumulables hasta por dos períodos, mediante acuerdo entre el empleador y el trabajador que será notificado a la autoridad de trabajo. Dentro de los veinte días siguientes al recibo de la notificación, la autoridad de trabajo podrá, cuando lo estime perjudicial a los intereses del trabajador, prohibir la acumulación. La acumulación por períodos mayores a los que permite este artículo impide exigir el descanso por los períodos acumulados en exceso, sin perjuicio del derecho del trabajador a que le sea pagado el importe correspondiente, y de las sanciones que deban imponerse al empleador. En caso de acumulación de las vacaciones, el trabajador tendrá un descanso mínimo de quince días remunerados en primer período, y acumulará los otros días para el segundo período.
9	Artículo 60. Bajo pena de nulidad, el empleador no podrá, durante el tiempo en que el trabajador permanezca incapacitado o disfrutando de sus vacaciones, iniciar, adoptar, ni comunicarle ninguna de las medidas, sanciones y acciones previstas en este Código. Para tales efectos, durante estos períodos, quedan suspendidos los términos de caducidad y prescripción.

¿Como editar los parámetros del cálculo de Vacaciones?

1. Ir a la opción de Cálculo de Vacaciones.

2. Buscar las vacaciones que deseamos editar.

3. Presionar el botón de editar.

4. Se nos muestra el formulario de vacaciones al cual le podemos hacer los cambios que requiramos. Tener presente que el cambio de estos parámetros puede alterar los valores previamente calculados.

¿Como pagar vacaciones y salario en un mismo periodo?

Cuando una persona está de vacaciones el sistema no le paga salario, sin embargo, existen ocasiones en la cuales se quiere pagar vacaciones y salario regular en un mismo periodo.

Lo primero que debemos hacer es hacer el cálculo normal de vacaciones, luego agregamos el salario regular del periodo.

Para agregar el salario regular hacer lo siguiente:

1. Ir al Apartado de Desglose de Dinero (Neto).

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Descripción generada automáticamente

2. Presionar el botón nuevo.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Llenar el formulario que se muestra a continuación y presionar Agregar.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónico

Descripción generada automáticamente

Campo	Descripción
Tipo de Calculo	Regular
Tipo de Planilla	Colocar la frecuencia de pago que esté utilizando.
Año	Año de la planilla que se está pagando
Numero de Planilla	Numero de planilla.
Código de Empleado	Código de Empleado que está de vacaciones y se quiere pagar su salario.
Concepto de pago	Salario Regular
Monto	Es el monto de salario regular que se le pagará al trabajador.

4. Con esto el salario fue incluido en la planilla regular. Así el trabajador tendrá vacaciones y salario en un mismo periodo.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónico

Descripción generada automáticamente

5. Aquí podemos ver que en un mismo periodo este trabajador tiene vacaciones y salario regular.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

Vacaciones por día

Artículo 56. Los trabajadores deben gozar, sin interrupciones, de su período de vacaciones. Estas solamente se podrán dividir en dos fracciones iguales como máximo, cuando así se permite en una Convención Colectiva de trabajo y previo acuerdo con el trabajador en cada ocasión.

Este artículo nos indica que las vacaciones sólo se pueden pagar en dos periodos (15 días mínimos), sin embargo, en la práctica es común observar que las vacaciones se dan por día.

Para realizar vacaciones por día en una quincena los pasos a seguir:

1. Procesar la planilla regular de manera normal.

2. Ir a las tarjetas de tiempo y colocar qué día está de vacaciones.

3. Buscar la persona que tiene días de vacaciones.

4. Presionar el icono del folder para abrir todos los días.

5. Colocar el estatus de VACACIONES a los días que lo requieran.

6. Después de cambiar el estatus presionar el botón Guardar

7. Para ver que se le pago a la persona presionar el botón

8. Aquí podemos ver el día que se pagó como vacaciones. Para efectos del salario si la persona gana 500 quincenales el valor sigue siendo el mismo lo único que lo divide en dos partes salario y vacaciones. La suma de ambos debe dar $1000.

846.16 + 153.84 = 1000

¿Cómo saber cuántos días tiene una persona de vacaciones?

Para saber cuántos días tiene una persona de vacaciones procedemos a realizar los siguientes pasos:

1. Ir a la sección Incapacidad y Vacaciones Disponible

2. Indicar los criterios que requiera. La fecha de corte es obligatoria.

3. En esta pantalla podemos ver cuantos días tiene una persona de vacaciones, cuantos días ha tomado y cuantos días tiene pendiente.

4. Para exportar este reporte seleccionamos exportar y elegimos el formato que queramos.

5. Para ver los días utilizados presionar el número de los días utilizados.

¿Como descontar ausencias o tardanzas en vacaciones?

Antes de realizar este proceso es requisito haber primero calculado las vacaciones.

1. Ir al apartado vacaciones.

2. En campo búsqueda rápida colocar el nombre o código de persona que deseamos agregar la ausencia.

3. Presionar la lupita.

4. En la línea que nos aparece el monto neto de las vacaciones presionar el valor.

5. Presionar el botón nuevo.

6. Escoger el concepto ausencia, una pequeña descripción, el monto a descontar y guardar.

7. Con estos pasos la ausencia fue incluida en las vacaciones.

Registrar Vacaciones Ya Pagadas.

Cuando el sistema entra en funcionamiento debemos indicarle las últimas vacaciones que han sido pagadas a cada uno de los empleados. Esta información puede ser cargada al sistema por medio de plantilla en Excel o registrando directamente.

Antes de empezar estos registros siempre verificar antes las vacaciones que han sido registradas, así evitamos tener vacaciones duplicadas.

Para registrar vacaciones pagadas.

1. Ir a apartado vacaciones.

2. Presionar el botón nuevo

3. Llenar el formulario. Tomar nota que este registro las vacaciones deben estar inactivas. Ya que este registro es sólo para que el sistema determiné cuando fueron las últimas vacaciones.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente con confianza media

Por ejemplo:

Si alguien sus últimas vacaciones fueron en diciembre del 2020

Y su ultimo acumulado fue de enero hasta noviembre del 2020 entonces

En el registro

Pagar desde = 1-dic-2020

Pagar hasta = 30-dic-2020

Acumular desde = 1-enero-2020

Acumular hasta = 30-noviebre-2020

Cuando saques el pasivo laboral de esta persona el sistema para vacaciones va a acumular desde el 1-diciembre-2020

4. Guardar

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Word

Descripción generada automáticamente

Para importar vacaciones pagadas.

1. Preparar un Excel con el siguiente formato.

2. Ir a la sección de importar vacaciones pagadas.

3. Seleccionar el archivo a importar y presionar el botón aceptar.

4. Listo. Con este paso el archivo fue importado al sistema.

DÉCIMO TERCER MES

¿Cómo calcular el Décimo Tercer Mes?

1. Entrar a la sección de cálculo de Décimo Tercer Mes.

2. Presionar el botón nuevo.

3. Llenar el siguiente formulario.

Campo	Descripción
Tipo de Planilla	Indica la Frecuencia de pago la cual se le hará el cálculo: Semanal, Quincenal, Bisemanal o Mensual.
Tipo de Contrato	Definido, Indefinido, Por Obra o Todos los tipos de contratos.
Dia D Pago	Dia que se debe pagar este décimo. El periodo a que pertenece esta fecha debe estar abierto.
Ajusta XIII Anterior	Esta opción es para que el sistema haga el recalculo del décimo anterior. De tal manera si hubo una diferencia en el décimo corriente se haga el ajuste pertinente. Esta opción es útil en los casos que el décimo anterior fue estimado.
Status	Es para saber si el décimo esta activo o inactivo.
Acumular Desde y Hasta	Es el periodo que se va a utilizar para acumular el décimo actual. Si por alguna razón no se tienen los salarios completos se puede utilizar la opción estimar.
Estimar Desde y Hasta	Permite establecer un rango de fecha del periodo que vamos a estimar. Esta característica es útil cuando los décimos se pagan por adelantado.

Ejemplos:

4. Presionar el botón guardar.

5. Después de guardado el sistema muestra la lista de todos los décimos calculados. En dicha lista debe aparecer el décimo que acabamos de registrar

6. Para ver el detalle de los acumulados utilizados para el cálculo del décimo presionar es icono.

7. Aquí se nos muestra el detalle de los salarios utilizados para el cálculo. En este informe se muestra los salarios acumulados mes por mes del periodo a pagar y el monto del Décimo Tercer Mes.

8. Para el recalcular un décimo presionar el icono de recalcular.

Imprimir la planilla del Décimo Tercer Mes

1. Colocar los criterios del informe, y presionar el botón Aceptar

2. Aquí se muestra el informe completo del décimo, incluyendo otros decimos como es el caso del décimo tercer mes del gasto de representación y las deducciones que aplican.

Para ver el comprobante de pago del décimo.

1. Indicar los criterios del comprobante y presionar Aceptar. Notar que debe escoger el modelo XIII Mes / Vacaciones.

2. Presionar Aceptar y los comprobantes de pago del Décimo tercer Mes serán mostrados. Este modelo tiene la particularidad que muestra los salarios utilizados para el cálculo.

¿Como agregar un reclamo de décimo tercer mes?

1. Seleccionar el apartado Desglose de Dinero (Neto).

1. Presionar el botón nuevo.

2. Llenar los datos que se muestran en el siguiente formulario.

3. Agregar.

4. Se nos despliegan todos los pagos. Allí debe aparecer el que acabamos de agregar.

5. Para editar el desglose de pago presionar el monto neto.

6. Aquí se nos abre el detalle del pago el cual puede ser editado y grabado.

LIQUIDACIÓN POR TERMINACIÓN LABORAL

¿Cómo Liquidar a Empleados por Terminación Laboral?

Para realizar este procedimiento en el sistema lo primero que debe hacer es cargar los salarios acumulados de los trabajadores, en el sistema https://PanamaPlanilla.com está condicionado para obtener esta información dirección del SIPE. En este sentido debemos cargar los últimos 5 años.

Este proceso se realiza para que al momento de liquidar una persona en el sistema aparezcan los acumulados para las vacaciones proporcionales, Décimo Tercer mes proporcional, Prima de Antigüedad, Indemnización en el comprobante de liquidación. Una vez realizado este paso se procede liquidar a la persona.

1. Descargar el detalle de planilla del SIPE

2. Convertir detalle de planilla SIPE a EXCEL.

3. Cargar el detalle del SIPE al sistema panamaplanilla.com

4. Verificar que el archivo de SIPE cargo correctamente.

5. Entrar en Liquidación

6. Llenamos los criterios para calcular la liquidación y damos guardar.

Nombre de la persona	Colocamos el nombre de la persona que se va a liquidar.
Fecha de Liquidación	Esta es la fecha hasta donde el sistema hará el cálculo de la liquidación.
Fecha de Pago	Se coloca la fecha donde esta liquidación debe ser reportada para efectos del SIPE.
Salario pendiente	Significa si a la persona se le debe el salario correspondiente en su quincena. Si la persona se va liquidada antes del periodo de la quincena debemos colocar SÍ en salario pendiente.
Artículo 222	Significa si la persona dio o no dio Preaviso. Si dio preaviso colocamos que SÍ, si no lo dio, colocamos que NO. Leer Código 222 Código de Trabajo.
Indemnización	Colocar SÍ si la liquidación amerita Indemnización, de lo contrario le decimos que NO. Leer Art. 225 Código de Trabajo.
Fecha de indemnización	Esta es la fecha de corte que se utiliza para el cálculo de la indemnización.
Otros Ingresos:	Si se quieren tomar otros ingresos para el cálculo de la liquidación le indicamos al sistema que SÍ.

7. Después de guardar se muestran las liquidaciones.

8. Para ver el comprobante de liquidación presionamos el ícono

9. Algunas veces es necesario realizar el recalculo de una liquidación. Para hacerlo en la pantalla de liquidación existe el icono para hacerlo.

Procedimiento sugerido para liquidar personal por terminación

Marco Legal:

#	Descripción
1	Tal como su denominación lo estipula, generalmente, la terminación de la relación laboral es el acto mediante el cual el empleador y trabajador dejan sin efecto el contrato de trabajo que los vinculaba.
2	Artículo 210. La relación de trabajo termina: · Por mutuo consentimiento, siempre que conste por escrito y no implique renuncia de derechos; · Por la expiración del término pactado; · Por la conclusión de la obra objeto del contrato; · Por la muerte del trabajador; · Por la muerte del empleador, cuando conlleve como consecuencia ineludible la terminación de contrato; · Por la prolongación de cualquiera de las causas de suspensión de los contratos por un término que exceda del máximo autorizado en este Código para la causa respectiva, a petición del trabajador; · Por el despido fundado en causa justificada, o la renuncia del trabajador; y, · Por decisión unilateral del empleador, con las formalidades y limitaciones establecidas en este capítulo.
2	Las causas de la terminación de la relación laboral son muy diversas y están detallados en el Título VI, Capítulo I del Código de Trabajo (Comprende los artículos desde 210 al 223). Cálculos que intervienen en una liquidación, según sea el caso: a. Salario Devengado no pagado. b. Vacaciones Proporcionales. c. Décimo Tercer Mes Proporcional (El Decreto Ejecutivo No. 221 del 18 de noviembre de 1971 establece el XIII Mes como retribución especial para los trabajadores). (El Decreto Ejecutivo No. 19 del 7 septiembre de 1973 regula el alcance del Decreto N0. 221 del 18 de noviembre de 1971). En el artículo cuarto habla de los salarios tomados en cuenta para el cálculo. d. Prima de Antigüedad (Artículo 224, 226). e. Indemnización (Artículo 149, 225 (acápite C señala que de no cumplirse el año completo de trabajo se pagará la proporcionalidad correspondiente)) f. Preaviso (Artículo 212).
3	¿Quién tiene derecho a la Prima de Antigüedad y cómo se calcula? La prima de antigüedad se paga a la terminación de todo contrato por tiempo indefinido, cualquiera que sea la causa de terminación. Para las relaciones de trabajo posteriores al 14 de agosto de 1995 (fecha en que empezó a regir la ley que reformó el Código de Trabajo), el cálculo de la prima de antigüedad equivale a una semana de salario por cada año laborado, desde el inicio de la relación de trabajo. Si el año de servicio no se cumple, entonces se calcula la parte proporcional correspondiente. A los trabajadores que se encuentre laborando al momento en que empieza a regir el fondo de cesantía, se les computará este derecho desde tal fecha. El periodo laborado con anterioridad le será pagado igualmente a la terminación de la relación de trabajo, siempre que hubiese prestado servicios al empleador de manera continua durante diez años o más.
4	¿Quién tiene derecho a la indemnización y cómo se calcula? La indemnización se paga al trabajador contratado por tiempo indefinido, cuando la relación termina por despido injustificado, renuncia justificada o sin la autorización previa necesaria. El cálculo de la indemnización varía según la fecha de inicio de la relación laboral: - Escala aplicable a las relaciones de trabajos anteriores al 14 de agosto de 1995 y posteriores al 2 de abril de 1972: 1. Por el tiempo de servicios menor de un año, el salario equivalente a una semana por cada tres meses de trabajo, y en ningún caso la indemnización será inferior a una semana de salario. 2. Por el tiempo de servicios de uno a dos años, el salario equivalente a una semana por cada dos meses de trabajo. 1. Por el tiempo de servicios de dos a diez años, el salario de tres semanas adicionales por cada año de trabajo. 2. Por más de diez años adicionales de servicios, el salario de una semana adicional por cada año de trabajo. 3. Esta escala se aplica en forma combinada, distribuyendo el tiempo de servicios prestados en cada uno de los numerales anteriores, según corresponda. - Escala aplicable a las relaciones de trabajo posteriores al 14 de agosto de 1995: La indemnización será el equivalente a 3.4 semanas de salario por cada año laborado en los diez primeros años; y cada año posterior a los diez años, será indemnizado con el equivalente de una semana de salario por cada año. En todo caso, de no cumplirse algún año completo, se pagará la proporcionalidad correspondiente. Estas indemnizaciones no podrán combinarse con ninguna otra escala.

Consideraciones

Descripción

Salario devengado no pagado. Se refiere al salario que no ha sido cobrado por el trabajador. Comprende el primer día después que cobró su último salario hasta la fecha de liquidación.

Vacaciones Proporcionales. Es la sumatoria de todos los salarios devengados desde el día siguiente a la fecha del último acumulado para vacaciones hasta la fecha de la terminación laboral. Este total se divide entre 11 y obtendrá el monto de las vacaciones proporcionales.

Décimo Tercer Mes Proporcional. Sumatoria de los salarios devengados desde el día siguiente del último décimo tercer mes cobrado hasta la fecha de la liquidación. El acumulado más vacaciones proporcionales, entre 12 nos dará décimo tercer mes proporcional.

Prima de Antigüedad (Articulo 224, 226). Para la determinación del importe de la prima de antigüedad se considera el salario promedio de los últimos cinco años.

La fórmula: El salario semanal promedio por el tiempo laborado.

¿Cuál es el salario base para el cálculo de la indemnización y cualesquiera otras prestaciones que deban pagarse al trabajador? Para la determinación del monto de las indemnizaciones y cualesquiera otras prestaciones que deban pagarse a los trabajadores, se entenderá por salario, el promedio percibido durante los seis meses o treinta días anteriores a la fecha de la exigibilidad del derecho, según sea más favorable al trabajador. Se exceptúa de esta regla el cálculo de la prima de antigüedad, para el cual se usa el promedio de los últimos cinco años trabajados.

Artículo 149 del Código de Trabajo

Preaviso (Artículo 149, 212 y 222). Si es el empleador quien despide (Artículo 149 y 212 C.T.): En el caso que un trabajador tenga menos de dos años de servicios continuos, el empleador deberá notificarle el despido con treinta días de anticipación o abonarle la suma correspondiente al preaviso (―…se entenderá por salario el promedio percibido durante las jornadas ordinarias y extraordinarias efectivamente trabajadas durante los seis meses o treinta días anteriores a la fecha de la exigibilidad del derecho. ‖ Art. 149 C.T.). El plazo del preaviso comenzará a contarse a partir del periodo de pago siguiente a la notificación.

Si renuncia el trabajador (Artículo 222 C.T.): El trabajador podrá dar por terminada la relación de trabajo, sin causa justificada, mediante notificación escrita al empleador con quince días de anticipación, salvo que se trate de trabajador técnico, caso en el cual la notificación debe darse con dos meses de anticipación. De no realizarse la notificación previa, el trabajador quedará obligado a pagarle al empleador una cantidad equivalente a una semana de salarios, suma que podrá ser deducida del importe de la prima de antigüedad de servicios, cuando tuviere derecho a ella.

TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL O LIQUIDACIÓN (Fundamento legal: Título VI del Código de Trabajo)  Vacaciones Proporcionales (Artículo 54, numeral 6 del C.T.)  Décimo Tercer Mes Proporcional (Decreto No. 221 del 18 de noviembre de 1971)  Prima de Antigüedad (Artículos 224 y 226 del C.T.)  Indemnización (Artículos 149, 223 y 225 (para empleados con menos de un año de trabajo) del C.T.)  Preaviso, si el empleado tiene menos de dos años de trabajo. (Artículos 149, 212 y 222 del C.T.)

Llega un momento, que en las organizaciones se presenta la figura ―terminación de la relación laboral‖; el motivo de la misma es muy diversa y obedece a muchas causales. Cuando esta terminación se da, el empleador debe pagar al empleado las siguientes prestaciones, según el tipo de contrato que acordaron:

Dentro del periodo de prueba o culminación del contrato definido

TIEMPO DEFINIDO

Renuncia o

Despido Justificado (Art. 213)

1. Salario devengado no pagado.

2. Vacaciones proporcionales

3. XIII Mes proporcional.

1. Salario devengado no pagado.

2. Vacaciones proporcionales

3. XIII Mes proporcional.

TIEMPO INDEFINIDO

Renuncia o

Despido Justificado (Art. 213)

TIEMPO INDEFINIDO

Renuncia justificada (Art. 223)

o Despido Injustificado

1. Salario devengado no pagado.

2. Vacaciones proporcionales

3. XIII Mes proporcional.

4. Prima de Antigüedad.

1. Salario devengado no pagado.

2. Vacaciones proporcionales

3. XIII Mes proporcional.

4. Prima de Antigüedad

5. Indemnización

6. Preaviso (menos de dos años)

La liquidación es el último pasa que se da en una relación obrero-patronal. Esto lo decimo porque después de liquidar a una persona no podemos hacer un cálculo de quincena regular.

Cuando a una persona se le liquida y vuelve a recontratar en el sistema se debe crear un nuevo contrato. Y en este contrato en donde el sistema registrará los nuevos acumulados.

Para el acumulado de vacaciones se consideran los salarios desde la última vez que se acumuló para vacaciones.

Sin son empresas nuevas donde el sistema no tiene registrado las últimas vacaciones se debe entrar a las secciones de vacaciones y crear un registro de vacaciones, con el status Inactivo. El propósito de esta acción es que el sistema tenga de referencia hasta donde se pagaron las últimas vacaciones.

Incluir vacaciones pagadas

Cuando son empresas nuevas se debe registrar en la sección del décimo tercer mes el último decimo pagado. Tomar en cuenta que este decimo hay que registrarlo inactivo, el objetivo es solamente indicarle al sistema cual fue el último acumulado.

Incluir Periodos de Decimos Ya Pagados.

Cuando a una persona se le liquida antes de finalizar la quincena entonces en la liquidación se incluye el salario pendiente a la fecha de la liquidación.

Procedimiento para Calcular Liquidación por Terminación Laboral

#	Descripción
1	Al iniciar el proceso de liquidación por terminación laboral debe tener a mano los siguientes datos: a. Fecha de Inicio b. Hasta donde fue pagado la última vacación (acumulado). c. Hasta donde se acumuló para el último décimo tercer mes. d. Si ya se le pagó el último salario. e. El motivo de terminación laboral. (Si lleva indemnización o no) f. Todos los datos descritos en el uso normal del sistema ya deben estar, pero algunas veces se realizan liquidación y estos datos no son correctos. Es por eso que tenemos que verificarlos.
2	Si es una empresa que tiene utilizando el sistema por menos de 5 años, entonces deberá cargar los acumulados hasta completar 5 años.
3	Verificar que la persona tenga todos los acumulados
4	Cómo descargar el detalle de planilla de SIPE.pdf
5	Convertir detalle de planilla SIPE a EXCEL
6	Cómo cargar el detalle del SIPE al sistema de Panama Planilla.pdf
7	COMO VERIFICAR SI EL ARCHIVO DE SIPE SE CARGO CORRECTAMENTE
8	Ejecutar proceso de liquidación dentro del sistema
9	En la liquidación los únicos descuentos comerciales que se reflejan son los que en la definición del descuento se colocó que No Hacer Cheque. En este caso el sistema descuenta el total de la deuda al momento de hacer la liquidación.
10	Si en una liquidación a una persona el sistema no muestra los acumulados para una prestación esta situación puede ser causada por: a. Contrato. La persona ha tenido dos o más contratos. El sistema liquida con los acumulados del último contrato. b. Que no se haya subido todos los acumulados. (SIPE o Manualmente). c. Para el caso de las vacaciones el sistema acumula desde el último periodo acumulado. De no existir este registro en vacaciones se deberá registrar las vacaciones inactivas. De esta manera el sistema puede saber hasta dónde se acumuló.
11	En el caso de la indemnización siempre verificar en los acumulados que la cantidad de meses acumulados sean 6. También se debe verificar el promedio semanal para los 6 meses como para los 30 días.

Condiciones Especiales

#	Descripción
1	El empleado renuncio y ya se había calculado y pagado la quincena y el décimo tercer mes. En este caso la liquidación debe ser ajustada manualmente.

Advertencias a considerar

#	Descripción
1	Cuando se liquida un empleado y colocamos pagar salario pendiente y a ese empleado ya se le pago quincena. En esos casos el sistema borra la quincena regular y la incluye en la liquidación.

¿Cómo borrar el preaviso en una liquidación?

Para borrar el preaviso en la liquidación de un colaborador que se liquidó realizamos los siguientes pasos:

1- Ir a la sección PLANILLA – CALCULOS – LIQUIDACIÓN.

2- Buscar la liquidación del empleado a la que le vamos a borrar el preaviso.

3- Seleccionamos el monto que sale donde dice ‘’neto’’.

4- Colocamos ‘’0’’ en el preaviso y guardamos

Ya en el comprobante de liquidación vemos que ya no aparece el preaviso de esa persona.

Nota: Antes de realizar este procedimiento o cualquier otra modificación en la liquidación hay que cerciorarse que la persona liquidada este activa en el estatus, ya que de lo contrario el sistema nos arrojará error. En caso de que la persona esté inactiva hay que ir a la información de empleado y cambiarle el estatus a activo.

¿Cómo agregar valores a una liquidación?

1. Para realizar este paso debemos primero ubicar la liquidación a la que le vamos a agregar esos valores.

Presionar el monto neto.

2. En este ejemplo vamos a agregar una comisión y una bonificación, pero se puede agregar cualquier concepto o valor que desee.

Presionar Nuevo.

Una vez agregado el valor dar agregar.

3. Aquí tenemos registrada la comisión dentro de la liquidación

4. Ahora ingresamos la bonificación realizando el mismo paso anterior

Y aquí tenemos la bonificación agregada.

¿Cómo modificar los montos calculados en una liquidación?

1. Para realizar este paso debemos primero ubicar la liquidación a la que le vamos a agregar esos valores y presionar el monto neto.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Tabla

Descripción generada automáticamente

2. Hacer el cambio que requiera en el cálculo y guardar.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Correo electrónico, Sitio web

Descripción generada automáticamente

¿Cómo editar los parámetros del cálculo de una liquidación?

1. Ir a Planilla-Cálculos – Liquidación

2. Ubicar la liquidación que queremos editar.

Presionar el icono de edición

Editar los datos que queramos y luego dar guardar.

¿Cómo descontar ausencias o tardanzas en una liquidación?

En teoría esta situación no debe ocurrir, ya que se supone que cuando se pagó la quincena, la persona encargada de gestionar la nómina tuvo que hacer la revisión que corresponde.

Pero si de todas formas hay que descontar días en la liquidación, a continuación, mostramos como hacerlo:

A continuación, explicamos cómo hacer el cambio manual en las vacaciones.

1. Entrar a la sección de Liquidación.

2. Presionar el monto neto de la liquidación que desea modificar.

3. En este formulario presionar el botón Nuevo

4. Agregar el concepto el cual quiere agregar

5. Guardar

¿Como Eliminar una liquidación por completo?

1. Entrar a la sección de Cálculo de Liquidación por Terminación Laboral.

2. Buscar la liquidación que queremos eliminar y seleccionarla.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Presionar el botón eliminar registros seleccionados.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

¿Como saber los empleados que fueron liquidados en un periodo?

1. Ir al apartado de liquidación

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

2. Presionar el botón Búsqueda Avanzada.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Indicar el periodo que queremos ver el personal liquidado y presionar el botón Búsqueda.

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

4. Aquí podemos ver el personal liquidado en el rango de fecha seleccionado.

Interfaz de usuario gráfica, Tabla

Descripción generada automáticamente

5. Para llevarlo a Excel presionar el botón Excel.

Imagen que contiene Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

6. Presionar el botón ver y el archivo será descargado a su equipo.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

Tabla

Descripción generada automáticamente

RECLAMOS

¿Cómo registrar reclamos?

1. Ir a la sección Planilla – Cálculos – Reclamos.

2. Seleccionar Nuevo.

3. Llenar los campos solicitados del reclamo y damos guardar. En este caso vemos que se trata de reclamo de horas regulares de una quincena que ya se pagó.

¿CÓMO REGISTRAR VARIOS RECLAMOS EN UNA QUINCENA?

1. Para realizar este proceso ir a Planilla-Cálculos-Reclamos.

2. Seleccionar nuevo

En esta ventana colocar el reclamo que vamos a pagar. En este caso un sobretiempo del día 04-08-2021 y luego dar

cómo podemos ver, aquí tenemos el reclamo ya registrado.

Se debe hacer el mismo proceso para registrar otro reclamo. Veamos otro ejemplo agregando un pago de horas de no marcaje que la persona justificó

Aquí vemos los reclamos registrados dentro de la misma quincena que en este caso es la n°15.

Luego para ver la planilla de reclamos que hicimos, ir a Consulta de Planilla-Desglose de dinero.

Colocar en tipo de cálculo Reclamos, luego aceptar.

Y aquí ya tenemos nuestra planilla de reclamos.

Registrar otros ingresos o un reclamo.

Esta opción es utilizada para cuando queremos agregar un reclamo u otro ingreso directo en dinero. Por ejemplo: Bonificación, Gratificación, sobre tiempo, salario, etc.

1. Seleccionar el apartado Desglose de Dinero (Neto).

Texto

Descripción generada automáticamente

2. Presionar el botón nuevo.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Llenar los datos que se muestran en el siguiente formulario. Los campos con asterisco rojo son obligatorios.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónico

Descripción generada automáticamente

Campo

Descripción

Tipo de Calculo

tipo_de_calculo	descripcion
1	REGULAR
10	BONIFICACION
11	COMISIONES
12	GRATIFICACIONES
13	VALE
14	EXTEMPORANEO
2	VACACIONES
3	DECIMO TERCER MES
4	AGUINALDO
5	RECLAMOS
6	RIESGOS PROFESIONALES
7	LIQUIDACION
8	AJUSTES
9	PRIMA DE PRODUCCION

Tipo de Planilla

1	Semanal
2	Quincenal
3	Bisemanal
4	Mensual

Año

Número de Planilla

Código de Empleado

Concepto

Concepto de Pago

Descripción

Se utiliza para colocar alguna descripción. Este campo no es obligatorio.

Monto

Monto del Pago.

4. Agregar. Texto

Descripción generada automáticamente con confianza media

5. Se nos despliegan todos los pagos. Allí debe aparecer el que acabamos de agregar.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

6. Si deseamos ver o editar el desglose del pago realizado, presionar donde se muestra el monto neto.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

7. Notar que el sistema hizo la deducción pertinente.

Cuando se agrega un valor que lleva descuentos el sistema las realiza de manera automática.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

PAGOS A LOS EMPLEADOS Y/O ACREEDORES

¿Cómo generar archivo ACH de pago de empleados para cargar al banco?

1. Seleccionar la opción de generar archivo de ACH de empleado.

2. En esta pantalla llenar los campos solicitados.

3. Presionar Aceptar

4. Descargar el archivo.

5. Guardarlo en la ubicación que usted elija.

Observaciones:

1. Cuando el archivo de ACH se genera el sistema trae a todo el personal que cobra con ACH y lo genera con el formato del banco seleccionado. De esta manera el sistema puede generar varios

formatos de ACH.

2. La información del banco y número de cuenta de cada colaborador se coloca en el perfil del empleado.

Ejemplo:

Si tenemos 4 empleados, 2 empleado con el Banco General y 2 empleados con Global Bank.

Al momento de hacer el ACH lo que le digo es a que banco le voy a enviar el archivo.

Cuando el archivo es generado el mismo incluye los 4 empleados. Y el banco es el que se encarga de acreditar el monto correspondiente a cada empleado.

¿Cómo bajar archivo ACH de vacaciones?

Para realizar este paso debemos ir a la sección de planilla-Generar archivo ACH-empleados

Seleccionar Tipo de cálculo Vacaciones

Llenar los campos mostrados en la imagen y luego Aceptar

Descargar archivo ACH

Y aquí tenemos el archivo ach para cargar al banco

¿Cómo se generan las solicitudes de cheques de empleados?

1. Ir al apartado de Solicitudes de Pagos Empleados.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

2. Presionar el botón Búsqueda Avanzada para que solicitar los pagos que deben ser hechos con cheques.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Seleccionar la forma de pago Cheque y presionar el botón búsqueda.

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

4. En esta pantalla se puede seleccionar directamente los empleados a los cuales se le hace el pago y presionar el botón Generar Solicitud de Pago Empleados.

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

5. Seleccionar las solicitudes de cheque a las cuales le vamos a generar un cheque y presionar el botón Generar Pagos.

Captura de pantalla de un celular

Descripción generada automáticamente

6. El siguiente paso es indicarle al sistema con que cuenta de banco vamos a generar el cheque, colocar el número de consecutivo que corresponda, formato de cheque y presionar el botón aceptar.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

7. El sistema nos generó los cheques listos para ser impresos.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónico

Descripción generada automáticamente

¿Cómo generar el comprobante de pago de acreedores con ACH?

1. Ir a Solicitud de pagos de Acreedores

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

2. Presionar búsqueda Avanzada Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente .

Tabla

Descripción generada automáticamente

3. Seleccionar la forma de pago ACH y presionar el botón Búsqueda.

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

4. En esta pantalla debemos marcar todos los pagos que requerimos generar la solicitud de pago y presionar el botón Generar Solicitud de Pago.

Interfaz de usuario gráfica, Tabla

Descripción generada automáticamente

5. En este paso lo que haremos es seleccionar con que banco haremos el pago, para este proceso debemos marcar las solicitudes de ACH a las cuales le vamos a registrar el pago y presionar el botón Generar Pagos.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

6. Aquí debemos indicar con que banco vamos a registrar el pago y presionar el botón aceptar.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónico

Descripción generada automáticamente

7. Listo. Con este paso ya se registró contablemente el pago de ACH a los acreedores.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

¿Como anular un pago al acreedor?

1. Ir al apartado Anular Pagos.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

2. Seleccionar el pago que queremos anular y presionar el botón Anular.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. El pago anulado se muestra en rojo.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónico

Descripción generada automáticamente

Anotaciones:

1. Cuando se genera varios pagos a un mismo acreedor el sistema crea un solo pago. En este pago se recogen todos los pagos que aplicaban el mismo acreedor.

2. El sistema tiene dos acciones las cuales llamamos pagos, estos procesos se pueden prestar a confusión. La diferencia es que uno de los pagos es la parte donde se prepara el archivo ACH para subir al banco y la otra es para generar el asiento contable de este pago.

¿Cómo generar archivo ACH para Acreedores?

1. Ir a la sección PLANILLA – GENERAR ARCHIVO ACH.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Chat o mensaje de texto

Descripción generada automáticamente

2. Llenar los campos solicitados y presionar aceptar.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Descargar el Archivo.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Word

Descripción generada automáticamente

4. Guardar en la ubicación que elija.

RELOJ

Configurar zonas de marcar asistencia.

En esta sección es donde indicamos al sistema donde está permitido marcar asistencia con el teléfono. Si las personas marcan asistencia fuera de esta área la asistencia es rechazada.

1. Ir a Zonas de Marcar Asistencia.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Word

Descripción generada automáticamente

2. Aquí podemos ver las zonas creadas previamente, si queremos agregar una nueva zona presionar el botón Nuevo.

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

3. Llenar los datos del formulario que se muestra a continuación y Guardar.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

Campo	Descripción
Zona	Este valor lo asigna el sistema
Descripción	Una breve descripción de la zona que estamos parametrizando.
Distancia Marcar	Nos indica a que distancia de las coordenadas las marcaciones serán aceptadas.
Latitud y Longitud	Son las coordenadas de la zona permitida para marcar.
Activa	Es para indicar si la zona esta activa o inactiva.

4. Para editar alguna zona ya guarda presionar el icono de edición.

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

5. Hacemos el cambio que requiramos y presionar Guardar.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

¿Como ver las marcaciones de la App de Teléfono Móvil?

1. Ir a Marcaciones de la App.

2. Aquí podemos ver las marcaciones hechas desde el celular.

Importar las marcaciones desde un archivo en Excel

La utilización de relojes biométricos para registrar las horas de entrada y salida de los colaboradores es muy común en nuestros días. Debido a esta realidad en el sistema panamaplanilla.com existe la opción de poder cargar dichas marcaciones.

Antes de empezar debemos tener presente los siguientes aspectos:

1. El archivo para subir debe estar en Excel.

2. El formato puede ser *.xls o *.xlsx

El significado de esta extensión es la versión de Excel. Para que tengan una idea lo Excel posterior al año 2010 son formato *.xlsx

3. El archivo de Excel debe tener dos columnas.

a. Columna A = código de empleado

b. Columna B = Fecha Hora el formato de este campo es

dd/mm/yyyy hh:mm

Por ejemplo: En este momento son las 7:30pm del 6 de septiembre de 2019

06/09/2019 19:30

4. El código del trabajador en el reloj y planilla deben ser el mismo.

Pasos para importar

1. Entrar a la opción Importar Marcaciones de Reloj.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

2. Seleccionar el archivo que se desea cargar y el formato de este (xls o xlsx).

3. Presionar Aceptar

4. Esto es lo que se muestra al final de la carga.

5. Ejecutar la planilla regular. Este proceso lo que hace es actualizar las horas de entrada y salida de cada trabajador en la tarjeta de tiempo.

Descargar las marcaciones en Excel

1. Ir al apartado Marcaciones del Reloj.

Tabla

Descripción generada automáticamente con confianza media

2. Aquí se muestran las marcaciones del personal.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Para exporta a Excel presionar el botón exportar a Excel.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Tabla

Descripción generada automáticamente

4. Presionar el botón descargar.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

5. Listo. Ya las marcaciones las tiene Excel listas para ser procesadas. En el sistema de planilla de su elección.

Tabla

Descripción generada automáticamente

Inconsistencias en marcaciones del reloj

Para ello nos vamos a la sección CONSULTAS – PLANILLA – INCONSISTENCIAS DEL RELOJ.

En esta pantalla podemos ver todas aquellas inconsistencias del reloj de esa persona.

Ya aquí en este cuadro podemos ver las inconsistencias de reloj de este colaborador, para ver qué día se ausentó, qué día marcó una vez, qué día marcó tres veces, etc.

Sincronizar Personal con Relojes ZK con tecnología WDMS

Cuando el personal es agregado a PanamaPlanilla.com los mismos relojes se encargan de hacer la sincronización del nuevo personal. Sin embargo, hay veces que queremos que los empleados se muestren inmediatamente. Para esto debemos hacer los siguientes pasos:

1. Entrar a http://panamazk.com:8081/

Aquí colocamos el usuario y contraseña que fue asignada.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

2. Seleccionar los relojes.

Tabla

Descripción generada automáticamente

3. Presionar Sync Employee

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente con confianza media

4. Esperar como 2 minutos y listo. Ya el personal está en todos los relojes.

CONTABILIDAD DE PLANILLA

Catálogo de cuentas contables

1. Para crear, editar o borrar cuenta contable ir al catálogo de cuentas.

2. Aquí se nos muestran las cuentas existentes. Para crear una nueva cuenta presionar el botón nuevo.

3. Llenar los datos del formulario que se muestra a continuación

Campo	Descripción
Cuenta	Código de la cuenta contable
Nombre	Nombre de la cuenta
Tipo de Cuenta.	Tipo de Cuenta según las opciones disponibles.
Empleado/Auxiliar	Se utiliza para saber si en esta cuenta se utilizar el empleado como auxiliar.
Acreedor	Se utiliza para indicar que esta cuenta el auxiliar será el acreedor.
Departamento	Se utiliza para indicar que esta cuenta el auxiliar será el departamento.
Centro de Costo	Se utiliza para indicar que esta cuenta el auxiliar será el centro de costo
Status	Activo o Inactivo.

4. Guardar. Hasta aquí lo que hicimos fue crear una cuenta.

5. Para editar una cuenta existencia vamos al catálogo de cuentas

6. Buscar la cuenta que queremos editar.

7. Presionar el icono de edición de la cuenta que deseamos editar.

8. Hacer el cambio y Guardar.

¿Cómo importar el catálogo de cuentas?

1. Para realizar este procedimiento nos iremos a la sección UTILITARIOS-IMPORTAR-CATALAOGO DE CUENTAS.

2. Una vez abierta esta ventana colocamos la fecha al corte del balance inicial, seleccionamos el archivo de Excel que vamos a importar y luego le damos importar. La estructura para el archivo que vamos a importar debe ser como el que muestra la imagen. La estructura del archivo de Excel debe ser como lo muestra la imagen.

Dar importar.

Pasos para parametrizar la contabilidad.

1. Ir a la sección de Parámetros – Contabilidad Planilla – Por Concepto

2. A cada concepto de pago establecer la cuenta débito y crédito.

3. Si el concepto no existe presionar el botón Nuevo

4. Si el concepto existe presionar botón de edición

5. Colocar la cuenta débito y crédito correspondiente al concepto seleccionado. Y presionar Guardar.

6. Este procedimiento hay que realizarlo para cada concepto de pago existente.

Observaciones del proceso de contabilidad

#	Descripción
1	En este proceso estamos asumiendo que la persona que realiza la parametrización tiene el conocimiento contable para hacer los asientos de nómina.
2	El sistema ya trae un catálogo contable, sin embargo, se tiene la opción de a. Subir el catálogo propio de cada empresa b. Ingresar catalogo manualmente c. Modificar catalogo existente
3	Si la empresa realiza la contabilidad por otros criterios (Departamento, Proyecto o Tipo de Contrato). Existe la posibilidad de hacer entrando a la sección correspondiente.
4	Cuando se parametrizan concepto negativo ejemplo ausencia, considerar que la cuenta salario va del lado crédito.
5	Las reservas y cargos patronales el sistema las realiza al momento de hacer el cierre del periodo.

Comprobante Contable o Asiento de Diario de Planilla

En la mayoría de los balances de una organización una de las principales cuentas son las cuentas relacionadas con la nómina. En este apartado el sistema genera el asiento de diario de las planillas procesadas.

1. Para generar este asiento de diario ir a:

2. Aquí le indicamos el periodo de tiempo del cual queremos el comprobante. Aceptar.

3. Estamos viendo el comprobante contable.

4. Para exportar este comprobante a Excel presionar el botón correspondiente. Este archivo puede ser utilizado para cargarlo a sistema de contabilidad que la empresa utilice.

5. Si al momento de revisar este comprobante se encuentra algo que no está bien contabilizado se puede ir a la sección de Parametrizar la contabilidad.

Explicación Conceptual como se contabiliza la planilla

Contabilidad de Planilla es el proceso mediante el cual se crea el asiento contable de los pagos hecho a los trabajadores con sus respectivas reservas y prestaciones sociales.

Para comprender este punto lo primero que presentaremos es un pago de nómina básico.

Detalle de Pago de Planilla
		Ingresos
Salario		500.00
Horas Extras		100.00
Ausencias		-50.00
Permiso Pagado		30.00
Domingo		200.00
Total, Ingresos		780.00

Seguro Social	9.75%	-76.05
Seguro Educativo	1.25%	-9.75
Impuesto sobre la renta		-53.54
cxc Empleado		-60.00
pago hipoteca		-120.00
Total, Deducciones		-319.34

Neto Para Cobrar		460.66

Aquí podemos observar los ingresos, deducciones y el neto a cobrar.

Cada vez que se hace un pago a los trabajadores y según política de cada empresa se hacen las provisiones contables o cargas laborales por los pagos hechos.

Seguro Social Patronal	12.25%	95.55
Seguro Educativo Patronal	1.50%	11.70
Riesgos Profesionales	2.10%	16.38

Reserva Vacaciones	9.09%	70.91
Reserva Décimo Tercer Mes	9.09%	70.91
Reserva Prima de Antigüedad	1.92%	15.00
Reserva Indemnización	6.54%	51.00

Total, Carga Patronal	42.49%	331.45

Aquí podemos observar cuanto fue el cargo adicional por los pagos hechos.

Asiento Contable del cálculo previo

Asiento de Diario
Cuenta	Debito	Crédito
Salario	480.00
Horas Extras	300.00
Gasto Seguro Social	123.63
Vacaciones	70.91
Décimo Tercer Mes	70.91
Prima de Antigüedad	15.00
Indemnización	51.00
Cuentas por Cobrar Empleado		60.00
Acreedores por Pagar		120.00
Seguro Social Por Pagar		262.97
Vacaciones por Pagar		70.9091
Décimo Tercer Mes Por Pagar		70.9091
Prima de Antigüedad Por Pagar		15.00
Indemnización Por Pagar		51.00
Salarios Por Pagar		460.66
	1,111.45	1,111.45

Hasta aquí hemos visto el asiento de diario correspondiente al pago hecho de manera manual.

¿Cómo el sistema hace este asiento de manera automática?

El sistema tiene una sección donde a cada concepto de pago se le dice cuál es la cuenta débito y crédito. Haciendo esta definición el sistema tiene los elementos necesarios para hacer el comprobante contable.

SEGURO SOCIAL Y DGI PANAMÁ

LEY 51 DE LA CAJA DEL SEGURO SOCIAL

DEL 27 DE DICIEMBRE DE 2005

¿Como generar el archivo para cargar al SIPE?

1. Ir a la sección de SIPE.

2. Indicar el Año, mes y presionar el botón recuperar

3. Presionar el botón Excel para llevar estos datos a un archivo.

4. Descargar en su computador.

5. Luego este archivo es el que debe utilizar para cargar al SIPE.

¿COMO VERIFICAR SI EL ARCHIVO DE SIPE SE CARGO CORRECTAMENTE?

1. Seleccionar el apartado Informe de SIPE

2. En los criterios del informe colocar el periodo a verificar y el modelo de informe.

3. Presionar el botón Recuperar.

4. Luego en el reporte que se muestra verificar que el total final coincida con el Comprobante de Ingreso del Seguro Social.

Si esta cifra es igual significa que todo está OK.

Si la cifra presenta diferencia se debe verificar persona por persona para encontrar a que se debe la diferencia.

También queda a su criterio utilizar el método de verificación que considere conveniente.

¿Cómo generar el anexo 03?

1. Ir a Consultas Contablidad – DGI – Anexos Anuales.

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente con confianza media

2. Colocar el año y el anexo a solicitar. Presionar Aceptar.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Al aceptar el sistema genera un archivo en Excel para ser cargado directo a la plataforma del Etax.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

Notas Aclaratorias

#	Descripción
01	Para que el archivo tenga el nombre exacto que exige la DGI debe ir a los datos de la compañía y actualizar el número de RUC.

Estatus de Impuesto sobre la Renta

Esta consulta permite conocer como una persona está en relación con el impuesto sobre la renta.

1. Ir a Consultas – Planilla – Status de Impuesto sobre la renta.

2. Colocamos la fecha de corte a consultar y damos aceptar.

3. En esta ventana podemos ver el estatus de renta de cada colaborador, sus periodos pagados, los acumulados, el ISR causado, el ISR retenido, y el ISR a Pagar.

4. Si queremos exportar este reporte en un formato en específico seleccionamos exportar.

Calculadora para verificar impuesto sobre la renta.

RIESGOS PROFESIONALES O LICENCIAS

1. Ir a la sección Licencias

2. Seleccionar Nuevo.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Llenar los campos solicitados, luego le damos guardar.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

4. Ya aquí vemos el riesgo profesional de esta personal registrada en el sistema.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

Notas:

El monto que se agrega en esta sección será considerado para el pago del Décimo tercer mes y vacaciones.

CONSULTAS Y/O INFORMES

¿Cómo generar el informe de planilla?

Cada vez que se termina una planilla se recomienda la impresión del resumen de la planilla para su archivo. Este informe también sugerimos guardarlo digitalmente (pdf).

1. Ir a la sección de Desglose de Dinero.

2. En esta pantalla se deben colocar los criterios para el reporte que se desea imprimir.

3. En este ejemplo vamos a pedir la planilla regular quincena, número 15 del año 2021 y el modelo Básico.

4. Presionar Aceptar

5. El sistema muestra el reporte solicitado.

6. Si desea exportar este informe a Excel presionar el botón Exportar a Excel.

7. El sistema Exportó el informe a Excel.

8. Para Imprimirlo presionar el botón Imprimir.

9. Dependiendo del Navegador se le mostrará la pantalla correspondiente. En este ejemplo mostraremos Google Chrome.

10. Para regresar a la pantalla inicial Presionar el botón Volver

11. Con este paso retorna a la pantalla inicial donde se indican los criterios del informe. Aquí puede volver a solicitar el informe o cambiar los criterios requeridos.

Notas Varias:

Es informe permite seleccionar varios modelos:

Lo que hacen estos modelos es agrupar el informe.

Por ejemplo: este es el modelo Tabular

Desglose de Horas

Este informe permite ver el desglose horas de cómo fue calculado el tiempo a pagar.

1. Seleccionar el apartado Desglose de Horas.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

2. Aquí se nos muestran los criterios que podemos utilizar para generar el informe.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. En este ejemplo vamos a lanzar la planilla quincenal numero 21 del año 2021.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

4. Aquí se nos muestra el informe de acuerdo con los criterios solicitados.

Tabla

Descripción generada automáticamente

¿Cómo imprimir los comprobantes de pago?

Para ello ir a Consulta planilla-Comprobantes de pago

Colocar los criterios básicos del comprobante y aceptar.

Seleccionar imprimir

Seleccionar nuevamente imprimir

Seleccionar la impresora que tengamos y dar imprimir

¿Como enviar los comprobantes de pago por correo electrónico?

1. Seleccionar la opción de comprobantes de pago.

2. Seleccionar los comprobantes que queremos enviar. Aquí usted debe colocar los criterios para los comprobantes que necesita.

3. Presionar el botón Aceptar.

4. Para el envío de los comprobantes por correo presionar el botón Enviar x Email.

5. Con este proceso del comprobante le llega a cada persona a correo que tenga configurado en la ficha del empleado.

¿Cómo lanzar todos los comprobantes de una sola persona para un periodo de tiempo?

1. Ir a Informes – Comprobante de pago de planilla.

2. Llenar los campos solicitados, buscamos a la persona, colocamos el rango de periodo que queremos y damos aceptar.

3. Aquí vemos todos los comprobantes de pago de esa persona durante las quincenas q cobró.

¿Cómo sacar el acumulado para el décimo tercer mes del gasto de representación?

Para sacar el acumulado para el décimo tercer mes del gasto de representación se realizan los siguientes pasos:

1. Ir a la sección CONSULTAS – PLANILLAS – ACUMULADOS

2. Buscamos en la descripción de cálculo el XIII del Gasto de Representación.

3. Colocamos la fecha del periodo para ver los acumulados que queremos ver. Y le damos OK.

Ya aquí podemos ver los montos acumulados del XIII del gasto de representación de los colaboradores hasta la fecha.

Si queremos exportar este reporte ya sea a Excel, Word, PDF, etc., vamos a la opción EXPORTAR.

Ya una vez seleccionado el formato a la que queremos exportar el reporte le damos descargar. En nuestro caso lo exportamos a Excel.

Y aquí ya lo tenemos el reporte en dicho formato.

¿Como consultar las estadísticas de horas extras?

1. Ir al Apartado de Consultas de Estadísticas de horas extras.

2. Colocar los criterios de búsqueda requeridos. Es este ejemplo vamos a solicitar el sobre tiempo del mes de julio de 2021. Tener en cuenta que todos los campos presentados aquí pueden ser utilizados como criterios de búsqueda.

3. Presionar el botón búsqueda.

4. Aquí el sistema muestra el total de sobre tiempo del mes de julio 2021.

5. La presentación de la estadística mostrada puede ser modificada presionando el botón agrupar por.

6. Esto permite agrupar el informe de otra manera.

7. Por ejemplo, vamos a escoger la opción Empleados Horas.

8. Aquí podemos observar la misma información, pero agrupada de una manera diferente.

9. Lo importante anotar en este aspecto es que pueden seleccionar las opciones disponibles para agrupar. Y usted utilizará la que mejor se adapte a lo que está buscando.

10. Otra característica que tienen estas consultas es que pueden ser graficadas. Donde vean que se muestre el símbolo grafica significa que esa información puede ser graficada.

11. En esta grafica tiene la posibilidad de cambiar el estilo de grafica presionando el icono.

12. Se muestra los elementos que puede variar en esta gráfica.

13. Por ejemplo, vamos a cambiar la gráfica al tipo torta. Aceptar.

Notas Varias

Esta opción de estadísticas es muy flexible. Esto significa que desde aquí se pueden generar muchas consultas diferentes. Le toca a usted utilizarla para ver cual mejor se ajusta a su requerimiento del momento.

Horas de Incapacidad y Días de Vacaciones Disponibles

1. Ir al apartado Incapacidad y Vacaciones Disponible

2. Aquí se coloca la fecha a la cual queremos conocer los valores. Los demás campos se utilizan como criterios de búsqueda.

3. Presionar el botón Búsqueda.

4. Con esto el sistema nos muestra las horas disponibles para incapacidad y días disponibles para tomar vacaciones.

5. Para mostrar campos adicionales en esta consulta presionar el botón campos.

6. Aquí pueden escoger el campo que quieran mostrar en la consulta y la posición. En este caso se seleccionó la columna departamento.

7. Presionar el botón Aplicar.

8. Podemos observar que la columna departamento se agregó a la consulta.

¿Como el sistema calcula el fondo de licencia por incapacidad?

El artículo 200 de Código de Trabajo nos dice que un trabajador acumula 12 horas por cada 26 jornadas servidas.

Para esta explicación utilizaremos como ejemplo a una persona que labora 48 por semana, que entro a la laborar un 1-enero-2020 y queremos hacer el cálculo al 30-noviembre-2020.

a. Calcular cuantas horas de incapacidad tenemos por semana.

Horas por Semana	Horas Incapacidad por Semana	Como se genera
48	2.77	(12/208) x 48

12 = 12 horas que ganamos por cada 26 jornadas servidas.

208 = equivale a las 26 jornadas servidas 26x8 = 208

De aquí se obtiene 12/208 nos da como resultado cuantas horas de incapacidad ganamos por cada hora trabajada.

Y después este resultado lo multiplicamos por 48 (horas semanales) para saber cuántas horas de incapacidad tiene derecho la persona por cada semana laborada.

b. Calcular cuantos días han transcurridos desde que la persona inicio sus labores hasta la fecha de corte.

Fecha Inicio	Fecha Corte	días transcurridos
1-ene-2020	30-nov-2020	335

c. Calcular cuantos días de ausencias o vacaciones hemos tenido.

d. Finalmente, para saber cuántas horas de licencia por incapacidad tenemos derecho, hacemos lo siguiente.

Horas de Licencia = ((b – c) / 7) x a

b = días transcurridos

c = ausencias y vacaciones

a = horas de licencias por semana

En el ejemplo que estamos siguiendo seria.

(335-0) / 7 x 2.77 = 133 horas de licencia por incapacidad.

De esta explicación se deriva el siguiente cuadro.

HORAS DE CERTIFICADOS MEDICOS POR MES
Horas Semanales	Horas Mensuales	Jornadas Servidas	Horas de Fondo de Incapacidad
48	208.00	26.00	12.00
44	190.67	23.83	11.00
40	173.33	21.67	10.00

Es importante tener presente:

1. El tiempo que se está de vacaciones, ausencia o certificados médicos no pagados, no se utilizan para este cálculo. Porque en ese tiempo no se estuvo al servicio del empleador.

2. Si el trabajador tuvo ausencias este tiempo tampoco es utilizado. Solo se consideran para el cálculo las jornadas servidas.

3. Este cálculo se realiza para los últimos dos años o el tiempo proporcional que tenga el trabajador.

4. El tiempo que un trabajador a estado suspendido no se utiliza para acumular para dicho calculo.

Ejemplos:

¿Como el sistema calcula los días de vacaciones ganados?

El artículo 54 del Código de Trabajo nos indica que un empleado tiene derecho a treinta días de vacaciones por cada once meses continuos de trabajo, a razón de un día por cada once días al servicio de su empleador.

Para esta explicación utilizaremos como ejemplo a una persona que labora 48 por semana, que entro a la laborar un 1-enero-2020 y queremos hacer el cálculo al 30-noviembre-2020.

e. Calcular cuantos días han transcurridos desde que la persona inicio sus labores hasta la fecha de corte.

Fecha Inicio	Fecha Corte	días transcurridos
1-ene-2020	30-nov-2020	335

f. Calcular cuantos días de ausencias hemos tenido.

g. Calcular cuantos días de vacaciones tenemos por semana.

Horas por Semana	días Vacaciones por Semana	Como se genera
48	0.55	(48÷8)÷11

48÷8 nos dice cuantos días laboramos por semana. Este resultado se divide entre 11 para saber cuándo días de vacaciones tenemos por semana.

h. Finalmente, para saber cuántos días de vacaciones hemos ganado.

Días de Vacaciones Ganados = ((a – b) / 7) x c

En el ejemplo que estamos siguiendo seria.

(335-0) / 7 x 0.55 = 26.32

En este cálculo se restan los días de ausencias puesto que estos días no acumulan para vacaciones. Para este cálculo sólo se utilizan las jornadas servidas.

Ejemplos:

Empleado	Descripción	Horas Semanales	Vacaciones por Semana	Fecha de Inicio	Corte	días Transcurridos	días de Ausencia	Vacaciones Ganadas
A	No faltó ningún día	48	0.55	1-ene-2020	30-nov-2020	335.00	0.00	26
B	Esta persona tuvo ocho días de ausencia	48	0.55	1-ene-2020	30-nov-2020	335.00	8.00	25
C	Esta persona solo ha laborado medio año. Seis meses	48	0.55	1-ene-2020	30-jun-2020	182.00	0.00	14
D	No faltó ningún día	40	0.45	1-ene-2020	30-nov-2020	335.00	0.00	22
E	Esta persona tuvo ocho días de ausencia	40	0.45	1-ene-2020	30-nov-2020	335.00	8.00	21
F	Esta persona solo ha laborado medio año. Seis meses	40	0.45	1-ene-2020	30-jun-2020	182.00	0.00	12

Para determinar la cantidad de días de vacaciones disponibles.

Días de Vacaciones Disponible = Vacaciones Ganadas – Días de Vacaciones utilizados

Anotaciones

Este procedimiento describe la cantidad de días de vacaciones efectivas solamente. El día de descanso obligatorio nos es considerado como parte de las vacaciones. Por eso cuando las personas toman vacaciones lo hacen por 30 o 15 días seguidos. En ese tiempo el día libre obligatorio no es considerado.

Ejemplo: Una persona que labora 48 horas por semana tomo de vacaciones todo el mes de noviembre de 2020.

En este mes tuvo 5 domingos.

Si restamos 30 (días totales del mes) – 5 (domingos) = 25 (días de vacaciones efectivas).

¿Cómo generar el informe de planilla que agrupe por departamento?

1. Seleccionar el apartado Desglose de Dinero (detallado).

2. Indicar los criterios del reporte que requerimos.

3. Seleccionar el modelo por departamento y Aceptar.

4. Aquí se nos despliega informe de planilla que agrupa por departamento.

¿Cómo saber el costo de las prestaciones sociales?

Las prestaciones sociales son los dineros o pagos adicionales al salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado a la organización mediante un contrato de trabajo por los servicios prestados.

Para obtener esta información del sistema ir a:

1. Estadísticas de Costo de Planilla.

2. En esta pantalla debe seleccionar la forma como quiere ver la información. Presionando el botón Agrupar por

3. Presionar la pestaña Estático

4. Aquí puede seleccionar alguna de las opciones disponibles.

5. Presionar Aplicar

6. Para hacer un filtro por fecha presionar Búsqueda Avanzada.

7. En esta pantalla puede crear el criterio para el informe.

En este caso le estoy solicitando el mes pasado.

8. Presionar el botón Búsqueda

9. Allí el sistema trae le información solicitada.

10. Para verlo en una forma resumida Presionar el Botón Resumen

11. El sistema le muestra el resumen.

Notas:

1. Esta información la genera el sistema al momento del cierre del periodo.

2. Los cierres de los periodos son automáticos. Se realizan al día siguiente del pago de la planilla definida en los periodos.

¿Cómo genera informe que incluya prestaciones sociales y reservas patronales?

Este informe muestra el total del costo de personal. Incluyendo el costo patronal que debemos reportar al seguro social como son: Seguro Social Patronal, Seguro Educativo Patronal y Riesgos profesionales. Este informe también incluye las reservas de derechos adquiridos como son: Vacaciones, Décimo tercer mes, Prima de Antigüedad e Indemnización.

1. Estadísticas de Costo de Planilla.

2. Seleccionar el rango de fecha que desea la información.

3. Seleccionar Agrupar por

4. Escoger la agrupación Empleado Concepto y presionar el botón aplicar.

5. Listo. Aquí tenemos el informe de costo de personal.

6. Si desea cambiar los criterios de este informe presionar Volver . O si desea cambiar el modo de agrupar presionar el botón Agrupar Por .

Pasivo Laboral

El pasivo laboral es la deuda implícita generada durante los años que un trabajador presta servicio a la empresa, este pasivo cubre los beneficios que marca el Código de Trabajo de la República de Panamá (vacaciones, décimo tercer mes, prima de antigüedad e indemnización por despido).

Este informe muestra estos valores.

1. Ir a Consultas / Planilla / Pasivo Laboral

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente con confianza baja

2. Indicar la fecha de corte a la cual se desea el Pasivo Laboral. Aquí también puede utilizar los criterios adicionales que se muestran. Presionar el botón búsqueda.

Interfaz de usuario gráfica, Texto

Descripción generada automáticamente

3. Aquí el sistema muestra el Pasivo Laboral de cada uno de los trabajadores activos a la fecha que se pidió dicho informe.

Tabla

Descripción generada automáticamente

4. Para exportarlo a Excel. Presionar el Botón Exportar y allí escoger Excel.

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

5. Presionar Aceptar. Allí indicar la ruta a descargar el archivo de Excel.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

6. Presionar el botón Ver o Descargar para bajarlo a Excel.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

7. Aquí tenemos el pasivo laboral en Excel.

Tabla

Descripción generada automáticamente

¿Cómo imprimir el informe de acreedores?

Para ver e imprimir el informe de acreedores dentro del sistema realizamos los siguientes pasos:

1. Ir a la sección CONSULTAS - DESCUENTOS EMPLEADOS.

2. En esta pantalla se deben colocar los criterios para el reporte que se desea consultar.

3. En este ejemplo vamos a pedir el reporte de descuentos acreedores detallado de todos los colaboradores, aunque también se tiene la opción de pedirlo por acreedores agrupados por mes, por empleados detallados, y por empleados agrupados por mes, y le damos recuperar.

También se tiene la opción de pedirlo con el nombre o código de empleado en específico, por departamentos, por acreedor y por periodo.

Y aquí podemos ver el reporte detallado por acreedores.

Para imprimir este reporte seleccionamos imprimir

Seleccionamos página actual y damos aceptar.

Y Seleccionamos la impresora con la que se va a imprimir, aunque también se tiene la opción de guardar el informe en formato PDF.

ESTADISTICAS

Informe de tardanzas y ausencias

1. Seleccionar el apartado de estadísticas de horas.

2. Indicar los criterios para el reporte. Para este caso indicamos la fecha y en el campo de signo colocamos negativo.

3. Presionar el botón Búsqueda

4. Aquí el sistema nos muestra el total de horas y dinero que se le descontaron al personal.

5. Para ver el detalle como esta desglosado estos montos, presionar el botón Agrupar Por

6. Aquí escoger la opción que dice Centro de Costos Detallado

7. Presionar el botón aplicar.

8. Podemos ver por empleado el total descontado por cada tipo de hora.

9. Si quisiéramos ver del detalle de uno de los renglones solo presionar el nombre. Por ejemplo. Vamos a ver el detalle de Adrián Antonio. Lo que debe hacer es presionar sobre el nombre.

10. Aquí podemos ver el detalle de Adrián Antonio día por día.

Indicadores clave de desempeño del Recurso Humano (KPI)

Los KPI son índices que nos ayudan a conocer el estatus de una organización de un momento dado.

1. Para lanzar los KPI ir al apartado KPI.

2. Indicar el periodo que queremos evaluar y presionar Búsqueda

3. Aquí el sistema nos muestra los índices disponibles.

Columna	Descripción
Empleados	Son la cantidad de colaboradores en ese mes.
Ingresos	Es el número de empleados que entraron.
Salidas	Número de empleados que salieron, ya sea por renuncia o por despido.
Rotación	Es el índice de rotación del personal. Este índice sirve para saber cuántos empleados han sido sustituidos. Índice de Rotación = Salidas / Empleados
Absentismo	Es el porcentaje de ausencia que tuve el personal con respecto al tiempo regular.
Extras	Nos dice cuál es el porcentaje de horas extras que se incurrió en ese periodo.
Retención	Mide cuantos empleados se mantienen a dejan la organización.

4. Para evaluar los índices por departamento, centro de costo o cargos presionar el botón Agrupación y seleccionar la agrupación que le interesa.

5. Aquí se nos muestran los índices agrupados por la opción que se escogió.

¿Cómo consultar detalle de lo pagado en horas extras un día específico?

1. Ir a Consultas – Planilla – Estadísticas de Horas.

2. Seleccionar Búsqueda Avanzada.

3. Llenamos los campos colocando la fecha que se quiere consultar y colocamos en recargo Mayor que 1 y damos búsqueda.

4. Aquí podemos ver cuánto se pagó en sobretiempo ese día.

5. Si queremos consultar por empleados seleccionamos agrupar por empleado y damos aplicar. También lo podemos pedir por proyecto, año y número de planilla, empleado por año – mes, por año mes – empleado, por departamento, y por fecha.

Aquí lo podemos ver por persona con el respectivo tipo de hora de recargo, cuantas horas laboró y el monto que corresponde por esas horas

Si queremos verlo en gráficas, seleccionamos resumen.

¿Cómo generar informe de estadísticas de horas por mes?

Este informe tiene la finalidad de obtener de manera resumida el total de horas cargadas por un trabajador, organizadas por tipo de hora.

1. Estadísticas de Horas

2. Seleccionar el rango de fecha y algún otro criterio que desea para el informe.

Presionar Búsqueda

3. Escoger botón Agrupar Por

4. Seleccionar la Agrupación Empleados Horas

5. Presionar botón aplicar

6. Presionar botón Resumen

7. Con este tenemos el informe de Resumen de Horas por empleado.

8. Los varios pasos que debemos dar para este tipo de informe se deben que además de obtener informe de resumen de horas por empleado el mismo informe funciona para obtener otros tipos de reportes.

Estos son los otros tipos de informes que se pueden generar.

Comparativo mensual de ingresos por empleado o por concepto.

Ingreso se refiere a todo lo que le pagamos al trabajador. Por ejemplo: Salario, Comisiones, Viáticos, etc. Aquí no estamos considerando las deducciones legales y comerciales.

1. Seleccionar el apartado Costo de Planilla.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

2. Aquí colocar el periodo de tiempo, en tipo de concepto escoger Ingreso y presionar el botón búsqueda.

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

3. Aquí podemos apreciar el comparativo mensual de ingresos por empleado.

Tabla

Descripción generada automáticamente

4. Estos datos pueden ser graficados presionando el símbolo de Gantt que aparece en el título de las columnas

Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

5. Y podemos ver la información graficada.

Una captura de pantalla de un celular

Descripción generada automáticamente con confianza baja

6. Para cambiar el tipo de gráfica y orden se presiona el botón del engranaje Icono

Descripción generada automáticamente

7. En esta sección usted puede cambiar características de la gráfica.

8. Por ejemplo, aquí escogimos una gráfica tipo lineal.

Imagen que contiene Interfaz de usuario gráfica

Descripción generada automáticamente

9. Esta sección también nos permite hacer un comparativo mensual por concepto de pago. Presionando el botón agrupar por

10. Escoger la agrupación mes concepto y presionar aplicar.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

11. Listo. Podemos ver un comparativo mensual de cada concepto de pago.

Tabla

Descripción generada automáticamente

Planillas Previas o ACUMULADOS

Las planillas previas son aquellas planillas que no fueron hechas por esta plataforma y que deben ser ingresadas al sistema. En otras palabras, estas son las planillas hechas antes de iniciar el uso de esta plataforma. Para registrar esta información por lo regular utilizamos el SIPE, pero algunas veces esta información que viene del SIPE debe ser modificada.

¿Cómo ingresar planillas previas al sistema manualmente?

1. Ir a Parámetros - Planillas – Planillas Previas.

2. Seleccionar Nuevo una vez abierta esta ventana.

3. Llenamos los campos solicitados como el nombre del empleado, el concepto, la fecha y el monto. Y damos guardar.

Ya aquí vemos registrado el salario mensual correspondiente a ese mes de esa persona en Planillas Previas.

El mismo procedimiento aplica para registrar impuesto sobre la renta, Décimo tercer mes, Vacaciones, sobretiempo, gratificaciones, aguinaldos, etc.

En caso de que queramos dividir el salario en dos quincenas para registrar manualmente en planillas previas, se procede:

1- Buscar la persona, le colocamos la fecha de la primera quincena del mes, el salario quincenal, y damos guardar.

2- Se realiza otro registro, pero con fecha de la segunda quincena del mes, su salario quincenal, y guardamos.

Si queremos registrar impuesto sobre la renta en dos partidas de esa misma persona se realizan los mismos pasos:

Ya aquí vemos las quincenas y el impuesto sobre la renta dividida en dos partes de ese mes en Planillas Previas.

¿Como modificar las planillas previas?

1. Para editar los acumulados ir a Planillas Previas.

2. Aquí buscar el dato que queremos modificar.

3. Una vez encontrado el registro que queremos modificar presionar el botón de edición del renglón que queremos editar.

4. Hacer el cambio y Guardar.

Importar Acumulados de los últimos 5 años.

Descargar detalle de planilla desde SIPE

1. Ir al enlace https://sipe.css.gob.pa/InicioSipe.jsp

2. Aquí colocar sus credenciales para entrar al SIPE

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Ir a la sección Detalle de la Planilla

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

4. Presionar la lupita.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

5. Colocar el mes y año que queremos descargar.

Tabla

Descripción generada automáticamente con confianza media

6. Presionar el botón Buscar.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

7. Presionar el botón aceptar.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

8. Presionar botón siguiente.

Texto

Descripción generada automáticamente

9. Presionar el vínculo Detalle de Planilla.

Texto

Descripción generada automáticamente

10. Y listo con este paso el detalle de planilla solicitado fue descargado a su equipo. Es recomendable al archivo ponerle un nombre que sea fácil de ubicar. Por ejemplo, si en esta explicación estamos bajando marzo del 2021 entonces al archivo como nombre le ponemos 2021-03.

11. Los archivos descargados deben ser abiertos en Excel y guardados en formato CSV.

Convertir detalle de planilla a formato CSV

Este paso lo que hacemos es convertir el archivo que se bajó desde SIPE a un formato CSV.

1. Descargar programa convertidor.

https://panamafiscal.com/descargas/CsvConverterInstall.zip

2. Instalar programa convertidor en su equipo.

3. Ejecutar programa convertidor.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Word

Descripción generada automáticamente

4. Abrir el archivo que vamos a convertir. El archivo que se bajó desde SIPE debe estar en formato CSV.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Word

Descripción generada automáticamente

5. Presionar el botón transformar.

Interfaz de usuario gráfica, Tabla

Descripción generada automáticamente

6. Guardar el archivo transformado.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

Descripción generada automáticamente

Importar archivo CSV en PanamaPlanilla.com

En este paso lo que haremos es importar el archivo convertidor a formato CSV.

1. Entrar a.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

2. Seleccionar el archivo que vamos a importar. Y colocar la fecha. La fecha es muy importante que se correcta ya que con esta fecha es que el archivo será cargado. Por ejemplo, si estamos subiendo abril del 2020 en el campo fecha debemos poner 30/04/2020. Presionar Aceptar.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Word

Descripción generada automáticamente

3. Si todo resulto bien el sistema muestra el siguiente mensaje.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

Anotaciones del proceso de importar acumulados.

1. Solo debemos cargar los últimos 5 años.

2. Cuando la información es cargada al sistema esta es dividida en dos quincenas.

3. Solo ser permiten cargar planillas previas a la utilización de PanamaPlanilla.com

PARAMETROS

Primer Salario

Cuando un trabajador contratado por salario fijo inicia a laboral existen dos maneras de calcular ese primer salario:

1. Por Hora.

Este método consiste en que el primer salario será pagado por horas laboradas, aunque el empleado haya sido contratado por salario fijo.

2. Hibrido.

Este es un método que combina pago por hora y salario fijo. Para determinar el monto a pagar se hace la siguiente condición.

a. Si la persona labora 10 días o más.

Se toma el salario del periodo y se le restan los días no laborados.

Ejemplo: Si una persona Devenga 500 por quincena y la primera vez laboró 12 días en una quincena de 13 días. Significa que no laboró un día. En este caso para determinar el primer salario 500 – 38.46 (día que no laboró) = 461.64 (primer salario)

b. Si la persona labora menos de 10 días.

En este caso el primer salario será calculado por hora.

Para cambiar este parámetro dentro de la plataforma:

1. Ir a Parámetro de Planilla.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, Word

Descripción generada automáticamente

2. Buscar parámetro primer_salario_pagar_x_hora

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

3. Editarlo y colocar el valor que considere. S o N. Guardar

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónico

Descripción generada automáticamente

¿Como cambiar el título del comprobante de pago para que muestre el periodo de pago?

1. Ir a parámetros

2. En los criterios de búsqueda poner quincena y presionar la Lupita

3. Aquí el sistema nos muestra los parámetros de acuerdo con el criterio seleccionado.

4. Editar el parámetro mostrar_periodo_de_pago_corte_en_comp_quinc

5. Poner N y guardar

6. Ahora Editar el parámetro mostrar_periodo_de_pago_en_comprobante_quincenal.

7. Pone S y Guardar.

8. Con estos pasos en todos los modelos de los comprobantes se muestra el periodo de la planilla que se está pagando.

¿Cómo Cambiar el porcentaje de los Riesgos Profesionales en el sistema?

Para cambiar el porcentaje de Riesgos Profesionales para una determinada compañía se procede:

1. Ir a Parámetros – Planilla – Parámetros

2. Ubicar parámetro llamado porcentaje de riesgos profesionales y lo editamos en

3. Colocamos el valor del porcentaje del riesgo sin el símbolo de % y damos guardar.

FERIADOS (O DÍAS DE DESCANSO OBLIGATORIO)

Artículos 46, 47, 49 y 50 del Código de Trabajo

Los días feriados o días de descanso obligatorio en la República de Panamá son:

1° de enero	5 de noviembre
9 de enero	10 de noviembre
Martes de Carnaval	28 de noviembre
Viernes Santo	8 de diciembre
1° de mayo	25 de diciembre
3 de noviembre	El día que tome posesión el Presidente de la República.

RAZONES POR LA CUAL EL SISTEMA NO HIZO EL CÁLCULO DE PLANILLA REGULAR PARA UN EMPLEADO ESPECÍFICO

El empleado esta Inactivo.

El trabajador debe estar en estatus activo en la sección generales – empleados, si desea que aparezca en la planilla regular.

Existe una liquidación.

Verifique que no exista liquidación dentro del periodo de la planilla regular a calcular. Esto lo deberá hacer en dos lugares:

Secciones generales – empleados: en el campo estatus, observe que esté vacío el campo de fecha de terminación real.

Sección liquidación.

Existe una vacación.

Verifique que en la sección vacaciones no exista una procesada y con estatus activo.

El empleado estuvo todos los días ausentes.

En las empresas que utilizan reloj cuando no se tienen marcaciones todos los días vas aparecer ausentes. En este caso deberá entrar a las tarjetas de tiempo y a cada día ausente colocarle regular.

EXPLICACIONES TEORICAS

Calcular decimo tercer mes en Panamá (Teoria)

Calcular Horas Extras Turno Mixto que Inicia en Periodo Diurno

Descuentos Legales y Comerciales permitidos por ley.pdf

Modelos carta liquidación - empleado sin estabilidad - preaviso trabajado.pdf

tabla de codigos para sysmeca.pdf

Tabla de Recargos de Jornada Extraordinaria.pdf

¿Qué es salario bruto y salario neto?

Descansos Obligatorios

CASOS VARIOS

1. Vacaciones que fueron procesadas, pero en los acumulados considero valores de cuando estuvo en vacaciones.

a. Esta situación ocurre porque el periodo que estuvo de vacaciones en el sistema no consta que estuvo de vacaciones.

b. El periodo que estuvo de vacaciones no se reportó al SIPE como vacaciones sino como salario.

2. Adicionar empleados a planilla del décimo.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué hacer si a un empleado se le pagó el domingo 13 de abril (correspondiente a la planilla 7) y lo tomó libre?

Tal y como lo reflejan la tarjeta de tiempo y desglose de dinero (imágenes inferiores), a la empleada Edilsa Ríos se le pagó el día mencionado porque se asumió que iría a laborar.

Como ese día se pagó y no se laboró, se debe proceder de la siguiente manera:

Luego de procesar la planilla del periodo 8, deberá ingresar en la sección de desglose (corriente)

Escoja el cálculo y tipo de planilla, nombre o código del empleado para ubicar al empleado que se le aplicará el descuento. Con el botón añadiremos una nueva fila para proceder con la corrección, en la columna concepto, utilizaremos la opción AJUSTE (RESTA) – 116, en la descripción debe detallar el motivo del descuento y en el monto colocar la cantidad a descontar, luego proceda a grabar.

Seguido procese la planilla nuevamente y habrá concluido con el proceso.

¿El sistema me permite ver el desglose de los montos cobrados de la quincena anterior?

Una vez haya ingresado a la sección desglose de dinero, debe llenar los siguientes campos: el código o nombre del empleado, año, el tipo y el número de planilla y el cálculo que desea revisar (regular, vacaciones, décimo tercer mes, liquidaciones, etc.). Luego presiona el botón recuperar y tendrá la información que desea consultar. (Ver ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.)

¿Cómo hacer el descuento directo a un colaborador en la planilla corriente?

Para crear un descuento directo, primero debe tener registrado el acreedor (entidad a quien se le adeuda) en la sección del mismo nombre y posteriormente en la sección de retenciones debe ubicar al empleado al cual se le aplicará el descuento, colocado en el nombre procederá a darle doble clic y se abrirá una ventana donde deberá llenar las generales del descuento. Para culminar, procese la planilla nuevamente y habrá concluido.

Nota: si aún no aparece el descuento en el periodo que corresponde, verifique la fecha de inicio del descuento que registró en la sección de retenciones.

(Ver

RETENCIONES Y DESCUENTOS).

1. ¿Por qué el sistema no me calcula el día feriado?

Primero debe verificar que el día feriado esté previamente registrado en la sección feriados, y lo segundo que debe revisar, es que en la tarjeta de tiempo tenga definido ese día como “pagar feriado”. Ver

FERIADOS (O DÍAS DE DESCANSO OBLIGATORIO).

2. Las planillas cerradas pueden ser modificadas después de cerradas o hasta cuándo se pueden hacer las mismas. Preocupa que queden abiertas o que alguien cambie algún valor luego de registrada.

Las planillas pueden ser modificadas cuántas veces sea necesario, siempre y cuando no hayan sido reportadas aún al Sistema de Ingresos y Prestaciones Económicas (SIPE). Cada vez que culmine con el ciclo de una planilla, es sistema lo cerrará automáticamente para evitar alteraciones indeseadas. De requerir hacer correcciones en una planilla ya cerrada, debe ingresar en la sección planilla – periodos para abrirla.

3. ¿Dónde se encuentran los informes que detallan los descuentos hechos a los empleados para pagar compromisos adquiridos con acreedores?

1. Este informe se encuentra en reportes, en la sección de acreedores y se denomina Retenciones hechas / Listado por acreedores (configurable, beta). En esta misma sección, podrá encontrar el listado de los acreedores pendientes de pago.

4. ¿Cómo saber cuánto tiempo le queda de incapacidad a un trabajador?

· Por el momento, el sistema le brinda un listado de los días de incapacidad, mas no el tiempo disponible, por ende, tendría que hacer el cálculo manualmente. Este informe lo podrá encontrar en la sección reportes – generales - Listado de ausencias, tardanzas, permisos y otros - por fecha.

5. ¿Por qué el comprobante de pago no refleja las horas laboradas completas?

Se debe verificar que en las planillas anteriores no estén incluidos los días que están siendo descontados en la planilla corriente. Esto puede ocurrir por varias razones:

a. Al establecer los periodos que abarcará la quincena se deberá tener cuidado que no coincidan las fechas con el periodo siguiente.

b. Cuando un empleado es nuevo, su primer salario deberá ser calculado por hora, y dependerá del cierre de la planilla que las fechas no coincidan en la planilla corriente y la siguiente.

6. ¿Por qué los montos en la liquidación aparecen cero?

Debe verificar que en las generales del empleado no aparezca en el estatus inactivo hasta tanto no haya culminado con el proceso de la liquidación (hasta el pago).

7. ¿Por qué aparece el empleado en la planilla corriente, si fue liquidado en el periodo anterior?

Cuando se liquida a un empleado es necesario inactivarlo, de lo contrario el sistema interpretará que el empleado aún sigue en la planilla de la empresa. Para ello, ingrese a generales – empleados – status.

8. ¿Cómo registro el aumento de salario de un empleado para que se vea reflejado en la siguiente planilla?

En la sección generales – empleado – salario bruto hace el cambio de salario, luego puede procesar la planilla, de lo contrario saldrá la planilla con el salario anterior.

9. Un empleado llegó tarde, sin embargo ese mismo día trabajó treinta minutos de sobretiempo en su periodo de almuerzo, al registrarlo en el sistema, sólo registra la tardanza, mas no las extras.

Para hacer el registro, debe dirigirse a la sección planilla - tarjetas tiempo. Una vez ubicado al empleado, se coloca en el día que desee hacerle el registro e ingresa las horas que trabajó y en la columna turno, escogerá la opción sin turno y en la columna autorizado colocará si. Con esto el sistema pagará únicamente lo trabajado, incluyendo las extras. Se habrá descontado la tardanza, pero no lo reflejará.

10. ¿Por qué el sistema está reteniendo un valor demasiado alto en impuesto sobre la renta?

Primero debemos consultar con las siguientes secciones:

Listado status renta (ruta: reportes – reportes – listado status renta): en este reporte se verificará los periodos pagos (trabajados), el salario acumulado, el impuesto retenido y la renta a pagar.

Reporte de dinero: verificar el total de salario. Debe concordar con el salario acumulado en el status de renta.

Lista de acumulados – por departamento detallado por mes: también nos permite ver el comportamiento de los salarios mensualmente.

Planillas previas: verificar todo lo ocurrido con el empleado en el año.

Hay varias razones por la cual puede ocurrir esto:

· Una de las causas puede ser que se haya colocado en la sección de planillas previas montos que no corresponden al periodo. Recuerde que esta sección es únicamente para colocar los datos previos a la utilización del sistema de planilla.

· Cambiar en desglose de dinero o (corriente) el impuesto que el sistema arroja automáticamente.

14. ¿Por qué no aparece la Prima de Antigüedad en la liquidación?

Verifique que en la sección de empleados - tipo de empleados aparezca en tipo de contrato “permanente”, en vez de “temporal”.

3. ¿Si un empleado trabaja turno nocturno (jornada máxima de 7 horas con derecho a pago por 8 horas) y llega tarde tres horas, cómo pagaría ese día?

Supongamos que la tasa por hora es B/. 2.08 y su horario es de 10:00 p.m. a 5:00 a.m.

Dos formas de hacer el cálculo:

A. Pagando solamente las horas que laboró. (Opción más justa)

Quiere decir que entró a trabajar a las 1:00 a.m.

2.08 x 4 (horas trabajadas) = B/. 8.32

B. Pagando la proporcionalidad trabajada.

Hacemos una regla de tres:

Si por siete horas trabajadas, al empleado se le regala una; por cuatro horas, ¿cuánto se le regala?

7 1

4 x

x = 4 x 1 = 4 = 0.57 (tiempo proporcional)

7 7

2.08 x 4.57 (horas trabajadas más tiempo proporcional) = B/. 9.51

¿Como cambiar la fecha de expiración de una compañía?

1. Ir a la opción de Cambiar de Compañías

2. Editar la compañía que se le va a cambiar la fecha de expiración.

3. Cambiar la fecha de expiración y guardar.

¿Como consultar acumulados?

Algunos pagos que se realizan en nómina dependen de los montos acumulados que tengan los trabajadores. Y los pagos que recibirán en esos conceptos dependen de dichos acumulados. Como por ejemplo el caso de Vacaciones, Décimo Tercer Mes, Impuesto Sobre la Renta, Prima de Antigüedad, etc.

Para poder consultar estos acumulados:

1. Seleccionar la consulta de acumulados.

2. Seleccionar el periodo que queremos ver y el concepto. Opcionalmente podemos escoger un empleado en particular. Presionar el botón búsqueda.

3. Aquí podemos ver los montos acumulados que tiene esta persona para vacaciones.

Consideraciones

1. Podemos escoger cualquier concepto para conocer sus acumulados.

2. Se pueden hacer estas consultas para todos los empleados o para un empleado en particular.

3. El periodo se puede seleccionar de acuerdo con su criterio.

4. Los acumulados mostrados inician a partir de la fecha del último contrato que tenga la persona.

¿Cómo modificar Impuesto sobre la renta manualmente?

1. Ir a Consulta Planilla-Desglose neto.

2. Ubicar al empleado al que le vamos a modificar el I/SR

3. Colocar el nuevo valor de impuesto sobre la renta y guardar.

Es importante que el periodo este abierto para hacer algún tipo de cambio en la planilla de lo contrario no le permitirá guardar los cambios. Ver cómo abrir y cerrar periodos.

¿Cómo cambiar de Compañía a otra en el Sistema de https://PanamaPlanilla.com ?

Para cambiar de compañía a otra hacemos los siguientes pasos:

1- Vamos a la pestaña SEGURIDAD – CAMBIAR DE COMPAÑÍA

2- Buscamos la Compañía que queremos cambiar y le damos click en para cambiarla y listo.

¿Como editar los datos de una compañía?

1. Ir a la opción de cambiar de compañía.

2. Presionar el icono de edición en la compañía que requiera editar.

3. Hacer el cambio y guardar.

¿Cómo listar cumpleañeros del mes?

Para realizar este proceso debemos ir a Catálogos-Empleados.

Ir a búsqueda avanzada.

Pedir el mes que queremos listar, en nuestro ejemplo estamos pidiendo los del mes de agosto.

Dar búsqueda

Y aquí el sistema nos trae todos aquellos empleados que cumplen en ese mes.

Consideraciones.

Es importante que al momento de crear los empleados debemos colocar en su información la fecha de nacimiento de este.

¿Como editar los datos de cualquier cálculo de planilla?

Aquí se muestra como editar el cálculo de una planilla. Se puede editar cualquier planilla. Planilla regular, vacaciones, decimo, liquidación, etc. Esta opción puede ser utilizada para: Agregar algún reclamo, agregar una planilla complementaria, modificar una planilla existente, etc.

1. Entrar a Desglose de Dinero (neto).

2. Aquí se nos muestran todos los montos cobrados por los trabajadores.

3. Para seleccionar un trabajador en particular presionar el botón búsqueda avanzada.

4. Se nos muestran los criterios que podemos utilizar para buscar algún calculo que queremos cambiar. En este caso vamos a seleccionar un trabajador, en la planilla regular número 15 del año 2021.

Deben tener presente que todos los campos que se muestran pueden ser utilizados para buscar. Esto quiere decir que pudimos haber buscado un cálculo de Decimo.

5. Presionar el botón Búsqueda.

6. Aquí podemos observar que el sistema nos trajo los registros que cumplen con el criterio de búsqueda que colocamos.

7. Para editar este cálculo presionar el monto neto a cobrar.

8. Al presionar este valor nos aparece del detalle de este monto.

9. Para editar cualquier valor solo escribir el monto en la casilla correspondiente y presionar guardar.

Para agregar un nuevo concepto de pago se presiona el botón nuevo.

1. Colocar el concepto de pago de pago y poner el monto.

2. Guardar

3. Y listo el nuevo concepto fue incluido.

4. Para eliminar algún concepto de pago solo marcar el renglón correspondiente y presionar el botón Eliminar seleccionados.

Notas Aclaratorias.

1. Los únicos conceptos que el sistema no permiten sean editados son el Seguro Social y Seguro Educativo.

2. Cuando se elimina un renglón el sistema el sistema lo va a volver a poner. Para que esto no ocurra al momento de editarlo ponerle cero.

¿Como agregar bonificaciones, gratificaciones, viáticos, comisiones, etc. en una planilla individual?

Algunas ocasiones se requiere hacer pagos de bonificaciones, gratificaciones, viáticos, comisiones, reclamo, etc., pero que estos pagos aparezcan en una planilla aparte.

1. Para hacer este proceso ir a Desglose de dinero Neto.

2. Presionar el botón nuevo.

3. Completar el siguiente formulario.

4. Después de llenar los datos solicitados presionar el botón agregar.

5. Aquí muestra el pago registrado.

¿Como ver la asistencia de un colaborador desde que se contrató a la fecha?

1. Entrar a Estadísticas de Horas.

2. Colocar el nombre del colaborador que se desea consultar.

3. El sistema muestra todas las asistencias del colaborador seleccionado.

¿Porque el sistema no me genera la planilla semanal?

Esto se puede deber a varias razones, La más comunes son:

1- Al Momento de crear al empleado no le colocó correctamente el tipo de planilla en la información del empleado.

Para cambiar esto hay que hacerlo en la pestaña de contrato.

Presionar el icono de y luego guardar para guardar los cambios realizados. Luego procesar la planilla semanal.

2- Periodo cerrado o no se ha configurado los periodos de las semanas.

Es importante que el periodo sea el correcto y que esté abierto. En este ejemplo configuramos manualmente las fechas de la semana del 06 de Julio de 2021 al 11 de Julio de 2021 (este paso solo se debe hacer una vez al año). Luego presionar el icono del disquete para guardar.

Luego ir a:

Vemos que configuramos anteriormente la semana del 06-07-2021 al 11-07-2021 que corresponde a la semana n°28, le indicamos al sistema el tipo y número de planilla y luego aceptar.

¿Cómo crear tarjetas de tiempo a uno o varios empleados?

Esta función puede ser útil para:

1. Crear tarjetas de tiempo a un solo empleado

2. La planilla ya está calculada y el departamento de planilla no incluyo algún personal nuevo.

Para realizar este proceso ir a:

1. Crear tarjetas de tiempo.

2. Llenar los datos: tipo de planilla, numero de planilla y año.

3. Luego en cuadro search colocar el empleado que se desea crear la tarjeta de tiempo.

4. Marca el o los empleados que desea procesar.

5. Presionar botón Procesar empleados.

6. El sistema muestra el resultado.

7. Presionar Aceptar y eso es todo.

Días Nacionales

Son fechas que por ley se fijan como días feriados. Por lo general estas fechas ya están creadas en el sistema. Si el recargo establecido en el sistema es diferente a la como lo paga la empresa, entonces se puede cambiar el recargo.

1. Ir a la sección de días nacionales. Parámetros - Planilla – Días Nacionales

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación

Descripción generada automáticamente

2. En esta pantalla se puede editar fechas existentes o crear una nueva fecha.

Interfaz de usuario gráfica, Tabla

Descripción generada automáticamente con confianza media

3. Para editar una fecha existen presionar el icono de editar

Tabla

Descripción generada automáticamente

4. Si desea ingresar una nueva fecha presionar el botón Nuevo